e-Doręczenia – Nowy obowiązek dla przedsiębiorców

• Aby rozpocząć aktywne korzystanie z usługi na początku należy złożyć elektroniczny wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń korzystając z wybranej platformy przeznaczonej dla e-Doręczeń.

Ważne: Jeżeli wniosek składa spółka wpisana/wpisywana do rejestru przedsiębiorców KRS, jeszcze przed złożeniem wniosku należy wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń.

Dane administratora lub kilku administratorów wskazuje się we wniosku – musi być to osoba, która ma uprawnienia do obsługi korespondencji przedsiębiorcy, a niekoniecznie osoba z działu IT).

• Wniosek musi być podpisany elektronicznie, przez uprawnione do tego osoby zgodnie z zasadami reprezentacji przedsiębiorcy albo przez pełnomocnika (np. profilem zaufanym lub uznawanym w Polsce kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
• Wniosek zostanie sprawdzony pod względem merytorycznym i formalnym, po czym Ministerstwo Cyfryzacji utworzy dedykowany adres i skrzynkę do e-Doręczeń.
• Wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń można złożyć także przy składaniu dowolnego wniosku o zmianę danych w KRS za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).

W takim przypadku konieczne będzie wskazanie w systemie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz adresu poczty elektronicznej administratora.

• W ramach założenia adresu do e-Doręczeń za pomocą PRS możliwe jest wybranie tylko jednego administratora, a następnie ewentualne wyznaczenie do tej roli kolejnych osób już za pośrednictwem portalu edoreczenia.gov.pl w ramach aktualizacji danych. Działanie takie jest możliwe również przed aktywacją skrzynki do e-Doręczeń.
• Kolejnym krokiem będzie aktywacja skrzynki.
• Po aktywowaniu skrzynki do e-Doręczeń, nastąpi wpis adresu do e-Doręczeń do rejestru – Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tego momentu podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń będą przesyłać korespondencję na adres wpisany do BAE.

Jakie inne kroki warto podjąć?

Rekomendujemy, aby z odpowiednim wyprzedzeniem zadbać o dostosowanie Państwa wewnętrznych procedur, w szczególności pozwalających na prawidłowe monitorowane korespondencji przychodzącej, aby uchronić się przed konsekwencjami nieodebrania korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń w terminie.

W związku z tym, w celu usprawnienia procesu rejestracji rekomendujemy jak najszybsze rozpoczęcie prac nad utworzeniem i aktywowaniem adresu do doręczeń elektronicznych.

Należy również pamiętać o tym, że ewentualne zmiany danych w rejestrze przedsiębiorców KRS / CEIDG nie będą automatycznie przekazywane do BAE – w razie zmiany np. firmy, siedziby, czy innych danych wpisywanych do BAE, konieczna będzie aktualizacja danych w BAE.

Możemy wesprzeć Państwa w procesie uzyskania, aktywowania i wpisania adresu e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych, przesyłając szczegółową instrukcję lub występując w charakterze pełnomocnika przy składaniu wniosku o uzyskanie adresu, a następnie dokonać odpowiedniej rejestracji adresu w KRS (zarówno w ramach wybranej platformy przeznaczonej dla e-Doręczeń jak i w ramach wniosku o zmianę danych w KRS za pomocą PRS). W przyszłości, w razie zmiany danych w KRS / CEIDG już po utworzeniu adresu do e-Doręczeń, chętnie wesprzemy Państwa także w ewentualnej aktualizacji danych w BAE.

W razie dodatkowych pytań pozostajemy do dyspozycji

Zespół prawa korporacyjnego Tomczykowski Tomczykowska

FAQ

Czym są e‑Doręczenia?

e‑Doręczenia to system elektronicznych doręczeń, który umożliwia przesyłanie, odbieranie i przechowywanie online korespondencji między podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami. Ma on taki sam skutek prawny jak doręczenie listu poleconego z potwierdzeniem odbioru i docelowo ma zastąpić „papierowe” doręczenia w kontaktach z urzędami.

Od kiedy obowiązuje obowiązek posiadania adresu do e‑Doręczeń?

Obowiązek posiadania aktywnego adresu do e‑Doręczeń zaczął obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e‑Doręczeń?

Obowiązkowo e‑Doręczenia dotyczą wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i w CEIDG. Z czasem obowiązek ma objąć również wszystkie podmioty publiczne. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz przedsiębiorcy bez siedziby w Polsce (ale z polskim numerem NIP) mogą korzystać z systemu fakultatywnie.

Jakie są terminy na aktywowanie adresu do e‑Doręczeń?

Termin aktywacji adresu zależy od statusu podmiotu i daty rejestracji w KRS lub CEIDG. Na przykład spółki wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. muszą aktywować adres do 1 kwietnia 2025 r., a przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do końca 2024 r. mają czas do 1 października 2026 r.

Jak założyć adres do e‑Doręczeń?

Aby założyć adres do e‑Doręczeń, przedsiębiorca musi złożyć elektroniczny wniosek o utworzenie adresu na wybranej platformie e‑Doręczeń. Wniosek powinien być podpisany elektronicznie przez osobę uprawnioną do reprezentowania przedsiębiorcy albo przez pełnomocnika. Po sprawdzeniu wniosku Ministerstwo Cyfryzacji utworzy dedykowany adres i skrzynkę do e‑Doręczeń.

Czy przedsiębiorca musi wyznaczyć administratora skrzynki e‑Doręczeń?

Tak – w przypadku spółki wpisanej lub wpisywanej do rejestru KRS, jeszcze przed złożeniem wniosku o adres do e‑Doręczeń trzeba wyznaczyć administratora skrzynki, który ma uprawnienia do obsługi korespondencji.

Co się dzieje po aktywacji skrzynki do e‑Doręczeń?

Po aktywacji skrzynki adres zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tego momentu podmioty publiczne korzystające z e‑Doręczeń będą przesyłać korespondencję na adres wpisany do BAE.

Jakie działania warto podjąć, zanim zacznie działać e‑Doręczenia?

Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześniej dostosować wewnętrzne procedury, szczególnie w zakresie monitorowania korespondencji przychodzącej, aby uniknąć konsekwencji nieodebrania wiadomości z e‑Doręczeń we właściwym terminie.

Czy zmiana danych w rejestrze przedsiębiorców automatycznie aktualizuje BAE?

Nie – zmiany danych w KRS lub CEIDG nie będą automatycznie aktualizowane w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). W przypadku zmiany np. nazwy firmy lub siedziby trzeba samodzielnie zaktualizować dane w BAE.

Czy e‑Doręczenia dotyczą tylko korespondencji z urzędami?

System e‑Doręczeń ma być stosowany głównie do doręczeń pomiędzy podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami, ale w przyszłości może rozszerzyć zakres swojej funkcjonalności, zastępując tradycyjną korespondencję również w innych relacjach.