e-Doręczenia – Nowy obowiązek dla przedsiębiorców
08.01.2025
Już od 1 stycznia 2025 roku dla wielu podmiotów wejdzie w życie obowiązek posiadania aktywnego adresu dla e-Doręczeń. Zachęcamy do zapoznania się z poniższymi najważniejszymi informacjami dotyczącymi tego obowiązku.
e-Doręczenia – co to jest?
Usługa e-Doręczenia wdraża nowy mechanizm umożliwiający wysyłkę, odbiór i przechowywanie online korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi i przedsiębiorcami, ze skutkiem prawnym takim samym jak doręczenie korespondencji za pośrednictwem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Mechanizm ten ma w przyszłości zastąpić całkowicie doręczenia „papierowe” w obrocie między polskimi urzędami i m.in. przedsiębiorcami.
Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek e-Doręczeń?
Obowiązkowo: Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEiDG, a także (w perspektywie kolejnych kilku lat) wszystkich podmiotów publicznych w Polsce.
Fakultatywnie: Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz przedsiębiorcy nieposiadający siedziby w Polsce (ale posiadający polski numer NIP) będą mogli korzystać z usługi e-Doręczeń fakultatywnie.
Zachęcamy do zapoznania się z poniższym szczegółowym zestawieniem, kogo i od kiedy dotyczy obowiązek e-Doręczeń:
| KOGO DOTYCZY OBOWIĄZEK | TERMIN NA AKTYWOWANIE ADRESU DO E-DORĘCZEŃ | |
| SPÓŁKA PRAWA HANDLOWEGO | wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS do 31.12.2024 r. | 01.04.2025 r. |
| wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS od 01.01.2025 r. | 01.01.2025 r. | |
| PRZEDSIĘBIORCY (OSOBY FIZYCZNE) | wpisani do CEIDG do 31.12.2024 roku | 01.10.2026 r. |
| wpisani do CEIDG do 31.12.2024 r., ale składający wniosek o zmiany wpisu po 30.06.2025 r. | 01.07.2025 r. | |
| wpisani do CEIDG od 01.01.2025 r. | 01.01.2025 r. | |
| PODMIOTY PUBLICZNE | m.in. organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, państwowe fundusze celowe, NFZ, ZUS, KRUS, państwowe instytucje kultury, „inne podmioty publiczne” | 01.01.2025 r.* *przy czym obowiązuje okres przejściowy do 31.12.2025 r. na wdrożenie mechanizmu e-Doręczeń – a zatem nie wszystkie urzędy będą korzystać z tej usługi od razu po aktywowaniu adresów do e-Doręczeń |
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej | 01.10.2029 r. | |
| Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna | 01.10.2029 r. | |
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
- Aby rozpocząć aktywne korzystanie z usługi na początku należy złożyć elektroniczny wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń korzystając z wybranej platformy przeznaczonej dla e-Doręczeń.
Ważne: Jeżeli wniosek składa spółka wpisana/wpisywana do rejestru przedsiębiorców KRS, jeszcze przed złożeniem wniosku należy wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń.
Dane administratora lub kilku administratorów wskazuje się we wniosku – musi być to osoba, która ma uprawnienia do obsługi korespondencji przedsiębiorcy, a niekoniecznie osoba z działu IT).
- Wniosek musi być podpisany elektronicznie, przez uprawnione do tego osoby zgodnie z zasadami reprezentacji przedsiębiorcy albo przez pełnomocnika (np. profilem zaufanym lub uznawanym w Polsce kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
- Wniosek zostanie sprawdzony pod względem merytorycznym i formalnym, po czym Ministerstwo Cyfryzacji utworzy dedykowany adres i skrzynkę do e-Doręczeń.
- Wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń można złożyć także przy składaniu dowolnego wniosku o zmianę danych w KRS za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).
W takim przypadku konieczne będzie wskazanie w systemie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz adresu poczty elektronicznej administratora.
- W ramach założenia adresu do e-Doręczeń za pomocą PRS możliwe jest wybranie tylko jednego administratora, a następnie ewentualne wyznaczenie do tej roli kolejnych osób już za pośrednictwem portalu edoreczenia.gov.pl w ramach aktualizacji danych. Działanie takie jest możliwe również przed aktywacją skrzynki do e-Doręczeń.
- Kolejnym krokiem będzie aktywacja skrzynki.
- Po aktywowaniu skrzynki do e-Doręczeń, nastąpi wpis adresu do e-Doręczeń do rejestru – Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tego momentu podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń będą przesyłać korespondencję na adres wpisany do BAE.
Jakie inne kroki warto podcjąć?
Rekomendujemy, aby z odpowiednim wyprzedzeniem zadbać o dostosowanie Państwa wewnętrznych procedur, w szczególności pozwalających na prawidłowe monitorowane korespondencji przychodzącej, aby uchronić się przed konsekwencjami nieodebrania korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń w terminie.
W związku z tym, w celu usprawnienia procesu rejestracji rekomendujemy jak najszybsze rozpoczęcie prac nad utworzeniem i aktywowaniem adresu do doręczeń elektronicznych.
Należy również pamiętać o tym, że ewentualne zmiany danych w rejestrze przedsiębiorców KRS / CEIDG nie będą automatycznie przekazywane do BAE – w razie zmiany np. firmy, siedziby, czy innych danych wpisywanych do BAE, konieczna będzie aktualizacja danych w BAE.
Jak możemy pomóc?
Możemy wesprzeć Państwa w procesie uzyskania, aktywowania i wpisania adresu e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych, przesyłając szczegółową instrukcję lub występując w charakterze pełnomocnika przy składaniu wniosku o uzyskanie adresu, a następnie dokonać odpowiedniej rejestracji adresu w KRS (zarówno w ramach wybranej platformy przeznaczonej dla e-Doręczeń jak i w ramach wniosku o zmianę danych w KRS za pomocą PRS). W przyszłości, w razie zmiany danych w KRS / CEIDG już po utworzeniu adresu do e-Doręczeń, chętnie wesprzemy Państwa także w ewentualnej aktualizacji danych w BAE.
W razie dodatkowych pytań pozostajemy do dyspozycji
Zespół prawa korporacyjnego Tomczykowski Tomczykowska
17.01.2025