Tax Alert: Początek roku to okres wzmożonych obowiązków w podatku u źródła

Wypłata należności na rzecz zagranicznych kontrahentów przez polskich rezydentów podatkowych może wiązać się z powstaniem obowiązków w zakresie podatku u źródła (WHT).

Polscy rezydenci dokonujący takich wypłat pełnią rolę płatnika, tj. są obowiązani do obliczenia i pobrania podatku oraz wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Pojawiają się także inne obowiązki o charakterze deklaracyjnym i informacyjnym – ich niewypełnienie może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową. Termin znacznej części tych obowiązków, dla podmiotów o roku podatkowym odpowiadającym kalendarzowemu, upływa w jego pierwszym kwartale.

W ramach pakietu zmian deregulacyjnych podejmowane są jednak działania mające na celu ograniczenie liczby tych obowiązków – między innymi poprzez zniesienie obowiązku przekazywania informacji podatnikom (zagranicznym kontrahentom).

1. Deklaracje i informacje w podatku u źródła

Wypłaty należności na rzecz zagranicznych spółek (zryczałtowany CIT)

Polscy rezydenci jako płatnicy są obowiązani do złożenia deklaracji o wysokości pobranego podatku na formularzu CIT-10Z, do końca pierwszego miesiąca roku następującego po roku podatkowym, w którym powstał obowiązek zapłaty podatku (WHT). W przypadku podmiotów, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 2 lutego 2026 r. Deklarację należy przesłać do Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie.

Płatnicy WHT są także obowiązani do złożenia informacji o przychodach uzyskanych przez zagranicznych kontrahentów. Informację tę, na formularzu IFT-2R, należy przesłać zarówno do Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie, jak i do kontrahenta. Termin złożenia informacji upływa z końcem trzeciego miesiąca roku następującego po roku podatkowym, tj. dla podmiotów o roku podatkowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym – 31 marca 2026 r.

Wypłaty należności na rzecz zagranicznych osób fizycznych (zryczałtowany PIT)

Właściwym formularzem deklaracji jest PIT-8AR, który należy złożyć do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Jeżeli rok podatkowy płatnika pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin upływa 2 lutego 2026 r. Deklarację należy przesłać do naczelnika urzędu skarbowego według miejsca siedziby (lub zamieszkania) płatnika.

Informację na formularzu IFT-1R należy przesłać do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – jeśli rok podatkowy płatnika jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 2 marca 2026 r. Formularz IFT-1R, analogicznie do IFT-2R, przesyła się kontrahentowi (podatnikowi) oraz do naczelnika urzędu skarbowego. W tym przypadku organ ustala się na podstawie miejsca siedziby lub zamieszkania płatnika, w oparciu o wykaz wskazany w § 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych. Przykładowo, jeżeli płatnik ma siedzibę w Warszawie, formularz IFT-1R należy przesłać do Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Zarówno w obszarze CIT, jak i PIT, płatnicy nie zawsze są obowiązani do składania deklaracji. W przypadku korzystania przez podatnika z preferencji podatkowej oraz w efekcie braku poboru podatku przez płatnika nie składa on w tym zakresie deklaracji CIT-10Z bądź PIT-8AR. Brak tego obowiązku nie wpływa jednak na konieczność złożenia informacji IFT, której obowiązek złożenia w takim wypadku nie ustaje.

2. Co grozi za niedopełnienie obowiązków?

Niezłożenie deklaracji podatkowej (przy założeniu, że nie będzie wiązało się z brakiem zapłaty podatku) może skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie na gruncie Kodeksu karnego skarbowego (KKS) – maksymalna kara wynosi ok. 96 tys. zł.

Brak złożenia w terminie informacji podatkowych może natomiast grozić znacznie wyższą odpowiedzialnością, ponieważ takie zaniechanie podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych, a w przypadku informacji IFT-1R zakres odpowiedzialności ulega zwiększeniu do 180 stawek dziennych. Oznacza to, że maksymalny wymiar kary z tego tytułu może wynieść nawet ok. 7,7 lub 11,5 mln zł.

Podkreślamy, że odpowiedzialność karno-skarbowa spoczywa na osobach fizycznych odpowiedzialnych za realizację obowiązków podatkowych, a tym samym za ewentualne niedopełnienie tych obowiązków.

Kodeks karny skarbowy przewiduje także odpowiedzialność za złożenie nieprawdziwej informacji. Oznacza to, że przekazanie informacji (również w terminie), zawierającej dane niezgodne ze stanem faktycznym, może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową, której maksymalny wymiar jest aż dwukrotnie wyższy i może wynieść nawet ok. 15 mln zł.

3. Czy to ostatni rok przesyłania informacji IFT-1R oraz IFT-2R do podatników?

2026 r. może być ostatnim rokiem, za który płatnicy będą obowiązani do przesłania zagranicznym kontrahentom informacji IFT-1R oraz IFT-2R.

22 grudnia 2025 r. w wykazie prac legislacyjnych opublikowana została informacja o projekcie ustawy (UDER105), w którym przewidziane zostało zniesienie obowiązku przekazywania imiennych informacji IFT-1R i IFT-2R wszystkim podatnikom. Podatnicy mają natomiast zachować uprawnienie do zawnioskowania o sporządzenie i dostarczenie takiej informacji przez płatnika.

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to I–II kwartał 2026 r., co oznacza, że obowiązek sporządzania informacji zostanie zniesiony najwcześniej w 2027 r.

Niezależnie od powyższych zmian płatnicy nadal będą zobowiązani do przekazywania informacji urzędom skarbowym.

4. Podsumowanie

Chcąc dopełnić obowiązków w zakresie podatku u źródła, polscy rezydenci muszą mierzyć się z wieloma obowiązkami o charakterze deklaracyjnym i informacyjnym. Oprócz ich terminowego złożenia warto zwrócić uwagę na właściwą wersję formularza deklaracji bądź informacji. W zależności od roku podatkowego, za który składane są deklaracje, informacje oraz ich korekty, konieczne jest użycie odpowiedniej wersji formularza. Ponadto deklaracje i informacje są przesyłane wyłącznie w formie elektronicznej, zatem płatnicy muszą mierzyć się również z kwestiami technicznymi, które odgrywają istotną rolę w prawidłowym dopełnieniu obowiązków.

Jednocześnie nie można zapominać, że kluczowe znaczenie ma właściwe przygotowanie deklaracji i informacji oraz prawidłowa kalkulacja podatku u źródła, które powinny być poprzedzone audytem realizowanych płatności. Takie działania pozwalają ograniczyć ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej oraz ewentualnych odsetek za zaległości podatkowe.

5. Jak możemy pomóc?

• Przeprowadzimy audyt płatności realizowanych na rzecz zagranicznych kontrahentów,
• Zweryfikujemy prawidłowość dotychczasowych rozliczeń w zakresie WHT na każdym etapie,
• Zapewnimy wsparcie merytoryczne i techniczne w zakresie sporządzania wymaganych deklaracji oraz informacji.