Tax Alert: Początek roku to okres wzmożonych obowiązków w podatku u źródła

Wypłata należności na rzecz zagranicznych kontrahentów przez polskich rezydentów podatkowych może wiązać się z powstaniem obowiązków w zakresie podatku u źródła (WHT).

Polscy rezydenci dokonujący takich wypłat pełnią rolę płatnika, tj. są obowiązani do obliczenia i pobrania podatku oraz wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Pojawiają się także inne obowiązki o charakterze deklaracyjnym i informacyjnym – ich niewypełnienie może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową. Termin znacznej części tych obowiązków, dla podmiotów o roku podatkowym odpowiadającym kalendarzowemu, upływa w jego pierwszym kwartale.

W ramach pakietu zmian deregulacyjnych podejmowane są jednak działania mające na celu ograniczenie liczby tych obowiązków – między innymi poprzez zniesienie obowiązku przekazywania informacji podatnikom (zagranicznym kontrahentom).

1. Deklaracje i informacje w podatku u źródła

Wypłaty należności na rzecz zagranicznych spółek (zryczałtowany CIT)

Polscy rezydenci jako płatnicy są obowiązani do złożenia deklaracji o wysokości pobranego podatku na formularzu CIT-10Z, do końca pierwszego miesiąca roku następującego po roku podatkowym, w którym powstał obowiązek zapłaty podatku (WHT). W przypadku podmiotów, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 2 lutego 2026 r. Deklarację należy przesłać do Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie.

Płatnicy WHT są także obowiązani do złożenia informacji o przychodach uzyskanych przez zagranicznych kontrahentów. Informację tę, na formularzu IFT-2R, należy przesłać zarówno do Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie, jak i do kontrahenta. Termin złożenia informacji upływa z końcem trzeciego miesiąca roku następującego po roku podatkowym, tj. dla podmiotów o roku podatkowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym – 31 marca 2026 r.

Wypłaty należności na rzecz zagranicznych osób fizycznych (zryczałtowany PIT)

Właściwym formularzem deklaracji jest PIT-8AR, który należy złożyć do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Jeżeli rok podatkowy płatnika pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin upływa 2 lutego 2026 r. Deklarację należy przesłać do naczelnika urzędu skarbowego według miejsca siedziby (lub zamieszkania) płatnika.

Informację na formularzu IFT-1R należy przesłać do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – jeśli rok podatkowy płatnika jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 2 marca 2026 r. Formularz IFT-1R, analogicznie do IFT-2R, przesyła się kontrahentowi (podatnikowi) oraz do naczelnika urzędu skarbowego. W tym przypadku organ ustala się na podstawie miejsca siedziby lub zamieszkania płatnika, w oparciu o wykaz wskazany w § 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych. Przykładowo, jeżeli płatnik ma siedzibę w Warszawie, formularz IFT-1R należy przesłać do Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Zarówno w obszarze CIT, jak i PIT, płatnicy nie zawsze są obowiązani do składania deklaracji. W przypadku korzystania przez podatnika z preferencji podatkowej oraz w efekcie braku poboru podatku przez płatnika nie składa on w tym zakresie deklaracji CIT-10Z bądź PIT-8AR. Brak tego obowiązku nie wpływa jednak na konieczność złożenia informacji IFT, której obowiązek złożenia w takim wypadku nie ustaje.

2. Co grozi za niedopełnienie obowiązków?

Niezłożenie deklaracji podatkowej (przy założeniu, że nie będzie wiązało się z brakiem zapłaty podatku) może skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie na gruncie Kodeksu karnego skarbowego (KKS) – maksymalna kara wynosi ok. 96 tys. zł.

Brak złożenia w terminie informacji podatkowych może natomiast grozić znacznie wyższą odpowiedzialnością, ponieważ takie zaniechanie podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych, a w przypadku informacji IFT-1R zakres odpowiedzialności ulega zwiększeniu do 180 stawek dziennych. Oznacza to, że maksymalny wymiar kary z tego tytułu może wynieść nawet ok. 7,7 lub 11,5 mln zł.

Podkreślamy, że odpowiedzialność karno-skarbowa spoczywa na osobach fizycznych odpowiedzialnych za realizację obowiązków podatkowych, a tym samym za ewentualne niedopełnienie tych obowiązków.

Kodeks karny skarbowy przewiduje także odpowiedzialność za złożenie nieprawdziwej informacji. Oznacza to, że przekazanie informacji (również w terminie), zawierającej dane niezgodne ze stanem faktycznym, może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową, której maksymalny wymiar jest aż dwukrotnie wyższy i może wynieść nawet ok. 15 mln zł.

3. Czy to ostatni rok przesyłania informacji IFT-1R oraz IFT-2R do podatników?

2026 r. może być ostatnim rokiem, za który płatnicy będą obowiązani do przesłania zagranicznym kontrahentom informacji IFT-1R oraz IFT-2R.

22 grudnia 2025 r. w wykazie prac legislacyjnych opublikowana została informacja o projekcie ustawy (UDER105), w którym przewidziane zostało zniesienie obowiązku przekazywania imiennych informacji IFT-1R i IFT-2R wszystkim podatnikom. Podatnicy mają natomiast zachować uprawnienie do zawnioskowania o sporządzenie i dostarczenie takiej informacji przez płatnika.

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to I–II kwartał 2026 r., co oznacza, że obowiązek sporządzania informacji zostanie zniesiony najwcześniej w 2027 r.

Niezależnie od powyższych zmian płatnicy nadal będą zobowiązani do przekazywania informacji urzędom skarbowym.

4. Podsumowanie

Chcąc dopełnić obowiązków w zakresie podatku u źródła, polscy rezydenci muszą mierzyć się z wieloma obowiązkami o charakterze deklaracyjnym i informacyjnym. Oprócz ich terminowego złożenia warto zwrócić uwagę na właściwą wersję formularza deklaracji bądź informacji. W zależności od roku podatkowego, za który składane są deklaracje, informacje oraz ich korekty, konieczne jest użycie odpowiedniej wersji formularza. Ponadto deklaracje i informacje są przesyłane wyłącznie w formie elektronicznej, zatem płatnicy muszą mierzyć się również z kwestiami technicznymi, które odgrywają istotną rolę w prawidłowym dopełnieniu obowiązków.

Jednocześnie nie można zapominać, że kluczowe znaczenie ma właściwe przygotowanie deklaracji i informacji oraz prawidłowa kalkulacja podatku u źródła, które powinny być poprzedzone audytem realizowanych płatności. Takie działania pozwalają ograniczyć ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej oraz ewentualnych odsetek za zaległości podatkowe.

5. Jak możemy pomóc?

• Przeprowadzimy audyt płatności realizowanych na rzecz zagranicznych kontrahentów,
• Zweryfikujemy prawidłowość dotychczasowych rozliczeń w zakresie WHT na każdym etapie,
• Zapewnimy wsparcie merytoryczne i techniczne w zakresie sporządzania wymaganych deklaracji oraz informacji.

FAQ

Czym jest podatek u źródła (WHT)?

To podatek pobierany przez polskich rezydentów przy wypłacie należności na rzecz zagranicznych kontrahentów, za którego rozliczenie odpowiada płatnik.

Jakie obowiązki ma płatnik WHT?

Musi obliczyć, pobrać i wpłacić podatek do urzędu, a także złożyć odpowiednie deklaracje i informacje podatkowe.

Kiedy należy złożyć deklarację CIT-10Z?

Do końca pierwszego miesiąca roku następującego po roku podatkowym – dla roku kalendarzowego termin upływa 2 lutego 2026 r.

Kiedy należy złożyć informację IFT-2R?

Do końca trzeciego miesiąca roku następującego po roku podatkowym – dla roku kalendarzowego termin to 31 marca 2026 r.

Jakie obowiązki dotyczą wypłat dla osób fizycznych?

Należy złożyć deklarację PIT-8AR (do końca stycznia) oraz informację IFT-1R (do końca lutego kolejnego roku).

Czy brak poboru podatku zwalnia z obowiązków informacyjnych?

Nie. Nawet jeśli podatek nie został pobrany (np. z powodu preferencji), nadal należy złożyć informację IFT.

Jakie są konsekwencje niezłożenia deklaracji WHT?

Może to skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie skarbowe i karą do ok. 96 tys. zł.

Jakie kary grożą za brak informacji IFT?

Znacznie wyższe – nawet do ok. 7,7 mln zł lub 11,5 mln zł, w zależności od rodzaju naruszenia.

Czy można ponieść odpowiedzialność za błędne informacje?

Tak. Złożenie nieprawdziwych danych może skutkować karą nawet do ok. 15 mln zł.

Czy obowiązek przekazywania informacji IFT zostanie zniesiony?

Planowane są zmiany, które mogą znieść obowiązek przekazywania informacji podatnikom, jednak najwcześniej od 2027 r. Obowiązek wobec urzędów pozostanie.