Prawna ochrona członków zarządu spółki kapitałowej

Zarząd spółki kapitałowej często podejmuje istotnie materialne decyzje biznesowe np. o nabyciu nowego biznesu, zainwestowaniu w nową linię produkcyjną, wprowadzeniu innowacyjnego rozwiązania, w warunkach niepewności i ryzyka. Nierzadko takie decyzje po upływie pewnego czasu okazują się niekorzystne dla spółki. Tymczasem zgodnie z kodeksem spółek handlowych członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania swoich obowiązków, w tym z niedołożenia należytej staranności lub niedochowania lojalności wobec spółki. Może zatem ponieść odpowiedzialność w sytuacji, w której okaże się, że podjęta przez niego decyzja biznesowa nie przyniosła spółce spodziewanych korzyści, lecz wyrządziła straty. Co istotne w razie sporu o odszkodowanie to członek zarządu będzie zobligowany udowodnić, że nie naruszył spoczywających na nim obowiązków lojalnego postępowania oraz dokładania należytej staranności. Zasadniczym pytaniem, które się pojawia w takiej sytuacji, jest pytanie o możliwe działania, które mogą pozwolić na uwolnienie się od ewentualnej odpowiedzialności. Właśnie w tym kontekście kluczowe znaczenie ma zasada business judgement rule, ujęta w kodeksie spółek handlowych.

Warunki dla zastosowania bezpiecznej przystani

Zasada business judgement rule z jednej strony ma na celu zabezpieczenie właścicieli spółki przed nadużyciami i niestarannymi działaniami członków zarządu. Z drugiej natomiast ma stanowić swojego rodzaju tarczę dla członków zarządu przed odpowiedzialnością za decyzje, które okazały się chybione, ale zostały podjęte bez naruszenia obowiązku dołożenia należytej staranności, w sposób lojalny wobec spółki oraz w oparciu o adekwatne materiały, które należało zgromadzić i przeanalizować w chwili podejmowania decyzji. Innymi słowy zasada business judgement rule stwarza warunki dla tzw. bezpiecznej przystani (nazwa od angielskiego safe horbour), których realizacja pozwoli członkowi zarządu uwolnić się od odpowiedzialności za nietrafione decyzje.

Zgodnie z przepisami prawa członek zarządu nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Działanie lojalne wobec spółki oznacza nie mniej nie więcej jak kierowanie się – przy podejmowaniu decyzji – wyłącznie interesem spółki. Z uzasadnionym ryzykiem gospodarczym będziemy mieli zaś do czynienia, o ile decyzja została podjęta w sposób świadomy i racjonalny. Co oznacza, że zapadła w wyniku dokonania analizy potencjalnych korzyści oraz zagrożeń i możliwości ich zmitygowania, i w sytuacji gdy przewidywane korzyści przeważały nad ewentualnymi zagrożeniami.

Kluczowe zatem z perspektywy członków zarządu staje się zapewnienie rzetelnego procesu decyzyjnego oraz odpowiednie udokumentowanie jego przebiegu celem ewentualnego wykazania w przyszłości, iż zarząd działał w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Model odpowiedzialności oparty na zasadzie business judgement rule bowiem zakłada, że ocena działań członka zarządu odbywa się na moment podejmowania decyzji, a nie z perspektywy późniejszych skutków.

Informacje, analizy i opinie …

Jakie działania należy zatem podejmować by efektywnie zarządzać ryzykiem w spółce kapitałowej? Wydaje się, iż można wskazać na kilka zalecanych praktyk.

– Specjalistyczna wiedza. Przed podjęciem decyzji biznesowej należy ustalić zakres potrzebnych (adekwatnych) informacji, analiz oraz opinii i zadbać o ich uzyskanie. Mogą one pochodzić zarówno z zasobów własnych lub zostać zamówione na zewnątrz.

– Profesjonalna kadra. Aby móc ze spokojną głową korzystać z własnych zasobów, konieczne jest zatrudnianie wykwalifikowanych pracowników, zapewnianie im adekwatnych szkoleń poszerzających wiedzę i kompetencje oraz odpowiednie rozdzielenie obowiązków pomiędzy właściwe komórki organizacyjne i poszczególnych pracowników.

– Weryfikacja ekspertów. W przypadku sięgania po zewnętrzne opinie, niezwykle istotne jest zatrudnianie kompetentnych, legitymujących się właściwym wykształceniem oraz doświadczeniem, ekspertów z danej dziedziny oraz krytyczne analizowanie dostarczonych opinii. Członek zarządu powinien upewnić się, że pozyskane informacje, analizy oraz opinie, czy to od własnych pracowników czy od doradców zewnętrznych, są rzetelne i użyteczne w kontekście podejmowanej decyzji. Opinia niespójna, zawierająca logiczne niedociągnięcia nie będzie bowiem chroniła członka zarządu przed ewentualnym poniesieniem odpowiedzialności.

Dokumentowanie procesu decyzyjnego

Dobrze jest także zadbać o właściwe udokumentowanie procesu decyzyjnego. Przykładowo mogą temu służyć protokoły posiedzeń (zgromadzeń) organów spółki. Przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują minimalną treść protokołów, co oznacza, iż nie ma przeszkód, by w ich treści zamieszczać stanowiska poszczególnych członków zarządu wraz z uzasadnieniem oraz dołączyć do nich – w formie załączników – materiały stanowiące podstawę (uzasadnienie) dla podejmowanej decyzji biznesowej.

W przypadku kluczowych decyzji, z którymi może wiązać się istotne ryzyko dla spółki, warto także zadbać o stworzenie w spółce tzw. defence file. Zasadniczo defence file to dokumentacja, z której powinny wynikać argumenty mające na celu obronę stanowiska w razie kontroli lub postępowań prawnych, podatkowych czy administracyjnych. Tu rozumiany jako zgromadzenie kompletnej dokumentacji, w formie elektronicznej lub wydrukowanej w segregatorze, dotyczącej podejmowanej decyzji. Powinna ona zawierać wszystkie zebrane informacje, analizy oraz opinie, stanowiska prezentowane przez poszczególne organy i osoby wchodzące w ich skład, podjęte decyzje (kierunkowe, wstępne oraz finalne) oraz uzasadnienie biznesowe. Taka zebrana i zarchiwizowana w spółce dokumentacja może okazać się decydującym argumentem w razie ewentualnego sporu ze spółką.

Zadbać o procedury w firmie

Zarządzanie ryzykiem w spółce wymaga nie tylko zapewnienia prawidłowego procesu decyzyjnego, ale także wdrożenia i przestrzegania odpowiednich procedur. Przejrzyste i spójne procedury pozwalają na minimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów, a jednocześnie mogą służyć wykazywaniu przestrzegania obowiązku dokładania należytej staranności w razie ewentualnych sporów.

Obszary, które można objąć wewnętrznymi regulacjami – w kontekście zasady business judgement rule – to m.in.:

– uregulowanie trybu pozyskiwania informacji, analiz i opinii,

– procedury postępowania z pozyskanymi informacjami, analizami i opiniami, czyli zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów w spółce, tak by trafiały do właściwych osób w firmie,

– standardy przygotowywania materiałów na posiedzenia organów spółki oraz

– dokumentowanie i archiwizacja procesu decyzyjnego.

Zachować staranność

Prowadzenie spraw w spółce kapitałowej wymaga staranności zarówno przy podejmowaniu decyzji, jak i ich dokumentowaniu. Członkowie zarządu będą chronieni przed odpowiedzialnością za chybione decyzje biznesowe, o ile zachowali się zgodnie z regułą business judgement rule, czyli postępowali lojalnie wobec spółki oraz działali w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego.

Kluczową rolę odgrywa tu zgromadzenie adekwatnych z perspektywy podejmowanej decyzji informacji, analiz i opinii, ich staranna i krytyczna ocena, ale również odpowiednie udokumentowanie i zarchiwizowanie całego procesu decyzyjnego. W ten sposób zarząd może z jednej strony zabezpieczyć interesy spółki, ale również wykazać należytą staranność, minimalizując przy tym ryzyko własnej, osobistej odpowiedzialności.

Artykuł ukazał się 20.12.2024 w Rzeczpospolitej