Złożenie zapytania ofertowego lub oferty w relacjach B2B niesie za sobą skutki prawne. Czasem wystarczy tylko jedna wiadomość e-mail, by uznać, że umowa została zawarta.
Do zawarcia umowy nie zawsze potrzebny jest podpisany dokument. Umowa może zostać zawarta także przez wymianę maili, a nawet przez uścisk dłoni. Czasem wystarczy tylko jedna wiadomość e-mail, a nawet SMS (i milczenie drugiej strony), by uznać, że umowa została zawarta.
W artykule opisujemy, na co uważać przy składaniu zapytania ofertowego i oferty, by uniknąć niechcianych skutków prawnych wymiany korespondencji z partnerem biznesowym (w relacjach B2B).
- Forma umowy – dlaczego warto mieć dokumenty potwierdzające zawarcie umowy
Kodeks cywilny („KC”) rzadko przewiduje obowiązek dochowania konkretnej formy umowy dla:
- ważności umowy (wyjątki dotyczą np. obowiązkowej formy aktu notarialnego dla ważności sprzedaży nieruchomości czy np. formy pisemnej dla ważności umowy o przejęcie długu);
- osiągnięcia przez umowę konkretnych skutków (np. w drodze wyjątku sporządzona na piśmie i opatrzona tzw. datą pewną powinna być umowa sprzedaży, w której zastrzeżono własność towaru a towar (nieopłacony) wydano nabywcy – tylko w razie dochowania tej formy zastrzeżenie własności będzie skuteczne wobec wierzycieli nabywcy towaru).
Często jest tak, że KC całkowicie milczy na temat formy umowy (np. w przypadku umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług) albo przewiduje dla zawarcia umowy formę pisemną lub dokumentową, nie określając skutków niedochowania tej formy (np. umowa leasingu albo umowa pożyczki na kwotę powyżej 1 tys. zł wymagają zachowania formy dokumentowej, bez wskazania rygoru niedochowania formy) – w tym ostatnim przypadku mówimy o zastrzeżeniu formy tylko dla celów dowodowych.
W obrocie z udziałem konsumenta niezachowanie w takiej sytuacji formy czynności prawnej powoduje, że w razie sporu nie można wykazywać faktu zawarcia umowy za pomocą dowodów osobowych (zeznań świadków / przesłuchania stron). Ta zasada z KC nie stosuje się wprawdzie do obrotu B2B (tak: art. 74 § 4 KC), ale w praktyce także dla przedsiębiorców w sporze najistotniejsze znaczenie mają dowody z dokumentów – a tylko wyjątkowo sąd może dopuścić dowód z przesłuchania świadków / stron dla wykazania treści umowy (tak: art. 458[11] i 458[10] kodeksu postępowania cywilnego).
Dlatego ważne jest, aby wszystkie ustalenia stron dotyczące zawieranej między przedsiębiorcami umowy były sporządzane w formie dokumentowej (e-mail, a nawet SMS wystarczy), a następnie gromadzone i zapisywane, w celu wykorzystania ich w ewentualnym sporze.
W przypadku ustnych ustaleń co do treści umowy w relacjach B2B warto jest skorzystać z tzw. pisma potwierdzającego lub dokumentu potwierdzającego, o których mowa w art. 77[1] KC. Przepis ten wskazuje, że jeżeli jedna ze stron „niezwłocznie” po zawarciu umowy w formie ustnej skieruje do kontrahenta pismo albo dokument potwierdzające zawarcie umowy, to treść umowy między stronami wyznaczana jest przez treść takiego pisma lub dokumentu potwierdzającego, o ile:
- to pismo / dokument nie zawiera istotnych zmian w stosunku do treści umowy ustnej i jednocześnie
- druga strona nie wyrazi niezwłocznie sprzeciwu (w formie takiej, w jakiej otrzymała pismo/dokument potwierdzający).
- Czym różni się zapytanie ofertowe od oferty?
Z art. 66 § 1 KC wynika, że oferta to nic innego jak złożone drugiej stronie oświadczenie woli zawarcia umowy, które musi określać istotne postanowienia tej umowy. Dla zapytania ofertowego przepisy nie przewidują definicji, jednak pomocne w ustaleniu różnicy między ofertą a zapytaniem ofertowym jest orzecznictwo (np. uwagi dotyczące oferty i zapytania cenowego można znaleźć w uzasadnieniu wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 23 lipca 2019 roku, VII AGa 1478/18 i przytoczonych tam tezach wyroku sądu I instancji). Z orzecznictwa wynika, że:
- oferta to konkretna, stanowcza i jednoznaczna propozycja zawarcia umowy, zwierająca minimalną (wymaganą przez prawo) treść umowy a jej przyjęcie skutkuje zawarciem umowy;
- zapytanie ofertowe to prośba o przedstawienie oferty, czyli propozycji zasad współpracy, która ma charakter ogólny, otwarty i niewiążący – a dopiero odpowiedź na takie zapytanie może być traktowana jako oferta (jeżeli spełnia powyżej określone kryteria).
Aby uniknąć nieporozumień co do tego, czy oświadczenie przedsiębiorcy jest wiążącą ofertą zakupu / sprzedaży czy tylko prośbą o przedstawienie oferty przez drugą stronę, warto nie tylko sporządzać zapytania ofertowe i oferty co najmniej w formie dokumentowej (np. e-mail), ale również formułować je w taki sposób, aby było jasne, czy odbiorca wiadomości otrzymuje stanowczą propozycję zawarcia umowy (ofertę), czy tylko niewiążące zapytanie.
- Czy oferta musi regulować wszystkie zasady współpracy stron?
Składając z jednej strony ofertę, a z drugiej oświadczenie o jej przyjęciu, przedsiębiorcy wymieniają zazwyczaj krótkie komunikaty – wskazują kto, co, kiedy, za ile zamierza nabyć lub sprzedać, czy np. przy pomocy jakiej reguły (Incoterms) zamierza dostarczyć lub odebrać towar. Rzadko kiedy przedsiębiorcy ustalają na tym etapie konsekwencje niewywiązania się z umowy, zasady wypowiedzenia czy zmiany umowy (a w obrocie międzynarodowym – prawo właściwe i sąd właściwy). Co oznacza przyjęcie oferty bez takich dodatkowych postanowień? Mimo ich braku dochodzi do zawarcia umowy. Natomiast wszystko to, czego strony nie ustalą w ramach korespondencji dotyczącej oferty i jej przyjęcia, będzie regulowane:
- postanowieniami wzorca umownego / ogólnych warunków umów (OWU) któregoś z kontrahentów – o ile OWU zostały prawidłowo doręczone drugiej stronie przed przyjęciem oferty;
- w obrocie krajowym – przepisami polskich ustaw;
- w relacjach z kontrahentami zagranicznymi – przepisami prawa właściwego (w zależności od przypadku, może to być prawo polskie albo prawo obce), czy też przepisami ratyfikowanych przez Polskę konwencji międzynarodowych (w tym zwłaszcza CISG – tzn. Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów).
Zwłaszcza w obrocie międzynarodowym warto zadbać już na etapie składania oferty i jej przyjęcia, aby kwestie takie jak prawo właściwe, właściwość sądu, czy ewentualne wyłączenie CISG były świadomie uregulowane – tak, aby w razie sporu co do treści umowy albo jej wykonywania łatwiej można było odtworzyć szczegółowe obowiązki stron i odpowiednio przygotować się do sporu.
- Przyjęcie i odwołanie oferty. Co, jeżeli przedsiębiorca milczy albo ma zastrzeżenia do oferty?
W obrocie B2B proces przyjęcia oferty przez kontrahenta kieruje się odrębnymi zasadami, których nie stosuje się w obrocie konsumenckim. Warto je znać, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
Po pierwsze, jeżeli w ofercie nie wskazano, że może ona być przyjęta tylko bez zastrzeżeń, to partner biznesowy ma prawo dokonać w ofercie takich zmian lub uzupełnień, które nie zmienią istotnie treści oferty – w takim wypadku (o ile składający ofertę nie sprzeciwi się niezwłocznie takim zmianom lub uzupełnieniom) – zgodnie z art. 68[1] KC – umowa zostaje zawarta przez strony, a jej treść współtworzą warunki wskazane w odpowiedzi na ofertę. Dlatego w ofercie warto wyłączyć stosowanie art. 68[1] KC, aby uniknąć przykrych niespodzianek i sporu co do treści umowy zawieranej w trybie ofertowym. W przeciwnym razie należy dokładnie monitorować każdą odpowiedź kontrahenta i w razie zgłoszenia zmian, których nie chcemy przyjąć szybko sprzeciwić się tym zmianom („niezwłocznie”).
Po drugie, jeżeli w ofercie przedsiębiorca nie wskazał terminu na przyjęcie oferty i jednocześnie nie wyłączono stosowania art. 66[2] § 1 KC – oferta może zostać odwołana, dopóki druga strona jej nie przyjęła (art. 66[2] KC). Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że zakreślenie terminu na przyjęcie oferty uniemożliwia odwołanie złożonej oferty.
Po trzecie, jeżeli przedsiębiorcy pozostają w stałych stosunkach handlowych, to oferta złożona przez jednego z kontrahentów może wiązać nawet bez jakiejkolwiek odpowiedzi złożonej na taką ofertę, ponieważ „brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty” (art. 68[2] KC). Co istotne, skutek uznania oferty za przyjętą nie będzie dotyczył każdej oferty skierowanej do kontrahenta, z którym pozostaje się w stałych relacjach handlowych – w orzecznictwie wskazuje się, że „Jedynie stałe kontakty, które doprowadziły do wytworzenia się zwyczajowego, stałego trybu zawierania umów, w którym reakcje każdej ze stron na czynności drugiej strony są zawsze podobne i łatwe do przewidzenia, a do zawierania umów dochodzi rutynowo i niejako automatycznie, mogą uzasadniać przyjęcie, że strony pozostają w stałych stosunkach (…), w których brak odpowiedzi na ofertę może być uznany za jej przyjęcie.” (tak: Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2003 r., IV CK 286/02, Legalis i np. Sąd Apelacyjny w Poznaniu z 23 sierpnia 2017 r., I ACa 1575/16, Legalis). Trudno zatem będzie wykazać, że w trybie art. 68[2] KC doszło do zawarcia kompleksowej umowy ramowej o współpracy czy aneksu do niej. Łatwo natomiast będzie wykazać, że doszło do tego przy zawieraniu rutynowych, powtarzalnych umów (np. sprzedaży kolejnej partii już wcześniej zamawianego towaru).
Po czwarte, na przedsiębiorcach składających oferty w formie elektronicznej w rozumieniu art. 66[1] KC ciążą obowiązki informacyjne (dotyczy to zawierania umów online np. przez aplikacje, sklepy internetowe, ale nie ofert składanych mailowo, czy przez podobny „środek indywidualnego porozumiewania się na odległość” – choćby SMS czy komunikator). Obowiązki dotyczą poinformowania kontrahenta przed zawarciem umowy np. o technicznych aspektach procedury zawarcia umowy, skutkach potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty, czy językach, w których umowa może być zawarta, etc. (patrz: art. 66[1] § 2 KC). Jednocześnie w relacjach B2B możliwe jest wyłączenie przez strony tych obowiązków informacyjnych – wymaga to jednak dodatkowego porozumienia przed zawarciem umowy (np. w treści umowy ramowej lub innego porozumienia).
- Podsumowanie
Dwa maile mogą mieć moc dwudziestu stron umowy, ale tylko wtedy, gdy jasno wynika z nich wola zawarcia umowy i jej najważniejsze warunki.
Kodeks cywilny nie wymaga formy pisemnej dla większości umów, więc nawet lakoniczna korespondencja może rodzić poważne skutki prawne. Dlatego warto prowadzić komunikację precyzyjnie, unikać niejednoznacznych sformułowań i dopilnować, aby np. dział sprzedaży/zakupów wiedział, jak sformułować wiadomości wysyłane do kontrahentów, by uzyskać pożądany skutek. Zwłaszcza – jak złożyć zapytanie ofertowe, a jak ofertę i jakie skutki może rodzić brak odpowiedzi na e-mail od stałego partnera handlowego. Warto też regularnie szkolić z powyższych zagadnień prawa cywilnego swoich handlowców i pracowników działów sprzedaży / zakupów, aby uniknąć niepotrzebnych sporów ze swoimi kontrahentami.
dr Joanna Schubel, Partner, radca prawny w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
Justyna Biernat, Associate, adwokat w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
07.01.2026