Przedsiębiorcy często przy zawieraniu umowy B2B podają link do strony internetowej z ogólnymi warunkami umów (OWU), zamiast przesłać je bezpośrednio. Zgodnie z aktualnym orzecznictwem polskich sądów taka praktyka nie jest prawidłowa.
Od kiedy kontrahent jest związany postanowieniami OWU (ogólnych warunków umów) swojego partnera biznesowego? Odpowiedź na to pytanie wymaga szerszego komentarza i może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – zwłaszcza, że praktyka posługiwania się OWU przez przedsiębiorców jest ewidentnie odmienna od tego, jak przepisy kodeksu cywilnego dotyczące doręczania OWU interpretuje większość polskich sądów.
OWU, regulaminy – czym są wzorce umów?
Większość umów w obrocie profesjonalnym (B2B) z oczywistych względów nie jest zawierana w ten sposób, że przedsiębiorcy zasiadają do stołu i negocjują poszczególne postanowienia transakcji. Zamiast tego, strony zazwyczaj wymieniają kilka maili, w których uzgadniają główne warunki umowy (termin, ilość i rodzaj towarów lub usług, cenę). W takich wypadkach najczęściej co najmniej jedna ze stron posługuje się wypracowanym przez siebie wcześniej, ustandaryzowanym wzorcem umowy (wzorce umów znane są w praktyce zwłaszcza jako „OWU”, tj. „ogólne warunki umów”, czy np. jako „regulaminy”; dalej dla uproszczenia będziemy posługiwać się tylko nazwą „OWU”).
W modelowym przypadku konsekwencją posługiwania się OWU jest to, że do umowy zawieranej przez strony „włączone” zostają postanowienia OWU, opracowane przez jedną ze stron. Taki model zawierania umowy jest bardzo kuszący dla przedsiębiorcy posługującego się OWU, bo zmniejsza to znacznie nakład czasu i pracy na negocjowanie warunków umowy, a tym samym eliminuje koszty związane z prowadzeniem takich negocjacji.
Co istotne, w praktyce przedsiębiorcy najczęściej nie przekazują swoim kontrahentom tekstu OWU fizycznie, ale np. odsyłają do postanowień OWU przez przesłanie linku do strony internetowej, na której można znaleźć OWU. Choć jest to absolutnie rozpowszechniona praktyka, to jednak – zgodnie z aktualnym orzecznictwem polskich sądów – nie jest ona prawidłowa.
OWU – jak doręczać? A jak tego nie robić? Zasady ogólne
Przepisy kodeksu cywilnego (art. 384) wskazują, w jaki sposób przedsiębiorca powinien posługiwać się wzorcem, aby do umowy z kontrahentem zastosowanie znalazły OWU (w języku prawniczym mówimy o „związaniu” postanowieniami OWU).
Ogólna (dość archaiczna) zasada jest taka, że ustalone przez jedną ze stron OWU wiąże drugą stronę, jeżeli OWU zostały jej doręczone przed zawarciem umowy. Oznacza to, że:
– przekazanie kontrahentowi tekstu OWU, także w relacjach B2B, po zawarciu umowy (np. po mailowym potwierdzeniu przyjęcia oferty) będzie spóźnione i nie doprowadzi do związania kontrahenta OWU;
– poinformowanie o istnieniu OWU nie wystarczy, aby można było mówić o „doręczeniu” OWU (patrz np.: wyr. SA w Warszawie z 17 grudnia 2015 r., I ACa 492/15, Legalis);
– konieczne jest przedłożenie całego tekstu OWU, a nie tylko wyciągu (jeżeli integralną część OWU stanowią załączniki, albo jeżeli OWU odnosi się do dodatkowych dokumentów – także z tymi dokumentami, patrz: wyrok SN z 17 grudnia 2015 r., CSK 234/15);
– pokwitowanie przez kontrahenta, że zapoznał się z OWU (chociaż tak w rzeczywistości nie było) nie sprawia, że OWU można uznać za doręczone (oczywiście, w razie sporu kontrahent musiałby udowodnić, że OWU nie zostało faktycznie doręczone).
Od powyższej zasady istnieją jednak wyjątki.
Czy można powołać się na to, że w danej branży istnieje zwyczaj używania OWU?
Pierwszy wyjątek (art. 384 § 2 kodeksu cywilnego) dotyczy sytuacji, w której posługiwanie się OWU jest zwyczajowo przyjęte w stosunkach danego rodzaju, a jednocześnie druga strona transakcji mogła się z łatwością dowiedzieć o treści OWU. Wielu przedsiębiorców, powołując się na ten wyjątek, nie doręcza kontrahentom tekstu OWU. Jest to przykład na to, jak praktyka obrotu zupełnie nie współgra z interpretacją przepisów, dokonywaną przez polskie sądy. O ile bowiem przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą towarów lub usług z pewnością wskażą, że w ich branży posługiwanie się OWU jest „zwyczajowo przyjęte” – jak wymaga tego przepis kodeksu cywilnego – to jednak dotychczasowe orzecznictwo nie pozwala potwierdzić takiego założenia. Dotychczas za „zwyczajowo przyjęte” uznano z całą pewnością posługiwanie się OWU w branżach: bankowej (tak: wyr. SA w Szczecinie z 13 czerwca 2016 r., sygn. akt I ACa 23/15), ubezpieczeniowej i przewozowej (tak: SA w Warszawie z 12 października 2012, I ACa 444/12, Legalis).
Także w literaturze prawniczej nie ma jednolitego stanowiska co do tego, jak rozumieć „zwyczajowo przyjęte” posługiwanie się wzorcem (przywoływane przez autorów przykłady – oprócz zacytowanych powyżej – dotyczą raczej wywieszania regulaminów nabycia biletów w tramwajach, a nie posługiwania się OWU w poszczególnych branżach, w relacjach B2B).
„Łatwość dowiedzenia się o treści wzorca” (drugi wymóg, aby OWU wiązało kontrahenta zgodnie z art. 384 § 2 kodeksu cywilnego) oznacza, że OWU musi być czytelne i zrozumiałe. Przy ocenie spełnienia tego warunku uwzględnia się „poziom przeciętnego klienta”, który może być różny w zależności od tego, czy tym klientem jest konsument, czy przedsiębiorca (tak np. cytowany już wyrok SA w Szczecinie z 13 czerwca 2016 r., sygn. akt I ACa 23/15). Są to bardzo ogólne przesłanki, których wykazanie w razie sporu może nastręczać stronom wielu trudności dowodowych.
Czy wystarczy umieścić OWU na stronie internetowej?
Drugi wyjątek dotyczy najczęściej obecnie spotykanej w praktyce sytuacji, w której strona posługuje się OWU w postaci elektronicznej – w takim wypadku przepisy (art. 384 § 4 kodeksu cywilnego) wymagają, aby OWU było udostępnione drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła ona OWU „przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności”. Z aktualnego orzecznictwa wynika, że nie ma jednolitego poglądu na to, jaki jest prawidłowy sposób związania wzorcem elektronicznym.
Starsze orzecznictwo dopuszczało możliwość związania wzorcem umownym w razie jego publikacji na stronie internetowej i poprzez przesłanie linku do OWU (tak np.: wyr. SA w Warszawie z 12 października 2012 r., I ACa 444/12; wyr. SO w Łodzi z 20 grudnia 2017 r., XIII Ga 1114/17 – gdzie wskazano: „powódka udowodniła fakt umieszczenia regulaminu na swojej stronie, także z możliwością zapoznania się z jego treścią z poziomu formularza edycji strony poprzez kliknięcie przycisku »Regulamin« znajdującego się w prawym górnym rogu formularza, spełniając tym samym wymóg z art. 384 § 4 k.c.”).
Po 2018 r., orzecznictwo to uległo jednak zmianie – większość orzeczeń obecnie wskazuje na to, że nie jest wystarczające zamieszczenie OWU na stronie internetowej, bez doręczenia OWU na trwałym nośniku, czyli np. w pdf (tak np.: wyr. SO w Warszawie z 16 czerwca 2023 r., V Ca 2528/22, wyr. SO w Bydgoszczy z 21 stycznia 2022 r., VII GC 111/17; wyr. SR w Toruniu z 27 listopada 2024 r., V GC 721/24, wyr. SR Poznań-Stare Miasto w Poznaniu z 18 września 2024 r., X GC 63/24). Tym samym, przedsiębiorcy powinni liczyć się z ryzykiem sporów co do treści zawieranej umowy, jeżeli nie doręczą kontrahentom przed zawarciem umowy OWU w formie wyodrębnionego pliku, a jedynie będą odsyłać kontrahentów do treści stron internetowych.
Czy niedawny wyrok Sądu Okręgowego w Gdańsku jest zapowiedzią ułatwienia stosowania OWU?
Z tej, jak się wydaje, dominującej linii orzeczniczej wyłamuje się (nieprawomocny) wyrok, wydany stosunkowo niedawno przez Sąd Okręgowy w Gdańsku (wyr. z 14 lutego 2025 r., XVII GW 228/24). Co interesujące, Sąd Okręgowy w Gdańsku orzekł, że wystarczające dla związania kontrahenta OWU jest zamieszczenie go w formacie pliku pdf, który można pobrać ze strony internetowej (w tym przypadku – organizatora konkursu). Jak wskazał Sąd: „Regulamin ten był w formie elektronicznej dostępny dla wszystkich podmiotów zainteresowanych (…) w taki sposób, że mogły go przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności (powszechnie wykorzystywany format plików PDF). W konsekwencji należy uznać, że pozwana była postanowieniami tego Regulaminu związana (art. 384 § 1 i § 4 KC)”. Wyrok – jako nieprawomocny – nie stanowi jeszcze sygnału o tym, że linia orzecznicza wypracowywana przez sądy od 2018 r., ulega zmianom. Niewykluczone jednak, że zmiana orzecznictwa sądów (na bliższe wyrokowi Sądu Okręgowego w Gdańsku) nastąpi – zbliżając interpretację przepisów do powszechnej praktyki zamieszczania OWU online, bez wysyłania ich w formie odrębnych plików np. mailem.
Zmiana OWU w trakcie obowiązywania umowy – kiedy jest możliwa?
Innym istotnym zagadnieniem jest możliwość zmiany OWU w trakcie obowiązywania umowy. Chociaż w wielu OWU znajdują się postanowienia dotyczące możliwości modyfikacji OWU (tzw. klauzule modyfikacyjne), to skuteczna zmiana OWU w trakcie obowiązywania umowy nie zawsze jest możliwa.
Zgodnie z art. 3841 kodeksu cywilnego, zmiana OWU lub związanie kontrahenta nowymi OWU w trakcie trwania umowy możliwa jest tylko w przypadku umów „o charakterze ciągłym” (np. zawartych na czas nieoznaczony i takich, w których strony zobowiązane są do świadczeń okresowych), a ponadto – doręczenie takich nowych lub zmienionych OWU w czasie obowiązywania umowy wymaga tej samej metody doręczenia, co OWU udostępniane przed zawarciem umowy. Co więcej, nowe lub zmienione OWU wiążą tylko, jeżeli kontrahent nie wypowiedział umowy w najbliższym terminie wypowiedzenia. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 18 grudnia 2002 r., IV CKN 1616/00, zmiana OWU w trybie art. 3841 kodeksu cywilnego następuje dopiero z chwilą bezskutecznego upływu okresu wypowiedzenia umowy, chyba że strony umówiły się inaczej w umowie albo już po zakomunikowaniu zmiany wzorca.
Podsumowanie
Choć w praktyce dość powszechne jest umieszczanie OWU dla kontrahentów biznesowych (np. OWU sprzedażowych czy OWU zakupowych) na stronach internetowych przedsiębiorców, należy pamiętać, że zgodnie z aktualnym orzecznictwem nie jest to wystarczające. Postanowienia uregulowane w takich OWU nie będą wiązać kontrahentów przedsiębiorcy, jeżeli nie zostaną udostępnione na trwałym nośniku (np. jako plik pdf). Dotyczy to także OWU wprowadzanych w trakcie obowiązywania umowy. Ponadto, w relacjach B2B wymagane jest doręczanie OWU drugiej stronie przed zawarciem umowy. Można to zrobić np. załączając treść OWU do maila, w którym składamy ofertę drugiej stronie.
dr Joanna Schubel, Partner, radca prawny w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
Justyna Biernat, Associate, adwokat w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
Artykuł został opublikowany 17.10.2025 r. w Rzeczpospolitej.