Co zrobić, gdy fiskus zakwestionuje bieżące rozliczenia podatku u źródła
Podważenie przez organ sposobu rozliczania podatku u źródła może być dla podatnika wyzwaniem, dlatego kluczowe jest szybkie opracowanie strategii działania, zebranie dokumentacji i przemyślenie sposobu obrony swoich racji.
Sytuacja, w której organ podatkowy kwestionuje sposób rozliczania podatku u źródła (WHT) z całą pewnością może być wyzwaniem i wiązać się z trudnymi emocjami po stronie pracowników spółki odpowiedzialnej za te rozliczenia. W takiej sytuacji istotne jest zachowanie spokoju i szybkie opracowanie planu działania, którego realizacja może ograniczyć negatywne konsekwencje lub nawet uchronić spółkę przed ich poniesieniem. Istnieje kilka kroków, które można podjąć, nawet zanim oficjalnie uzna się racje fiskusa.
Co zrobić gdy fiskus kwestionuje rozliczenia podatkowe
Jeśli organ podatkowy zakwestionował bieżące rozliczania podatku u źródła, nie należy bagatelizować w tej sytuacji podejścia stosowanego w przeszłości, zwłaszcza jeśli dotychczasowa praktyka była identyczna w poprzednich latach, szczególnie że organ w następnej kolejności może chcieć weryfikować także przeszłość. Ma takie prawo, jednak nie przekraczając granicy wyznaczanej przez obowiązujące reguły dotyczące przedawnienia. Podatek u źródła jest jednym z celów kontroli podatkowych i nie można wykluczyć dalszego dociekania tematu przez danego urzędnika. Jest tak szczególnie teraz, gdy obowiązują bardzo niejasne przepisy, wobec których podatnicy i płatnicy zgłaszają liczne wątpliwości i istnieje wiele sporów interpretacyjnych na linii podatnik – fiskus.
Oczywiście nie jest to praktyka stosowana w takich sytuacjach automatycznie i może się jednak zdarzyć, że organ nie postąpi w ten sposób. Zasoby personalne urzędów skarbowych są bowiem ograniczone. W związku z tym nie są w stanie skontrolować wszystkich podatników za cały okres nieprzedawniony, nawet jeśli wykryte zostały już nieprawidłowości w odniesieniu do jednego roku czy danej pojedynczej transakcji. Niezależnie od tego utrata czujności nie jest w takich przypadkach wskazana.
Weryfikacja stosowanego podejścia odnośnie do rozliczeń podatkowych
Jak to bywa przy okazji większości zagadnień podatkowych, każda sytuacja podatnika czy też płatnika powinna być analizowana z osobna. Niektóre z nich nie będą wymagały drastycznych środków i wpłacania setek tysięcy złotych tytułem zaległego podatku wraz z odsetkami od zaległości podatkowej. Czasem z kolei wystarczające może okazać się uzupełnienie dokumentacji, która np. wykazałaby istnienie – zakwestionowanego wcześniej przez organ na podstawie jego ograniczonych informacji – substratu majątkowo-osobowego podmiotu zagranicznego otrzymującego należności z Polski.
Warto wspomnieć, że podmiot, którego rozliczenia zostały zakwestionowane, nie ma automatycznego obowiązku godzić się na podejście organu podatkowego w odniesieniu do okresów innych niż objęte danym rozstrzygnięciem. Może próbować argumentować, że jego postępowanie było zgodne z prawem. W takiej sytuacji dokumentacja pomocnicza może okazać się kluczowa. Jednym z takich dokumentów mogą być otrzymane w przeszłości interpretacje indywidualne, z których wynika poprawność zakwestionowanego obecnie działania (a samo negatywne rozstrzygnięcie wynika ze zmian w stanie faktycznym w bieżących okresach). Może także okazać się, że dany podmiot postępuje w zgodzie z otrzymaną w przeszłości opinią o stosowaniu preferencji, która co prawda przestała obowiązywać z uwagi na upływ 36 miesięcy, ale stan faktyczny nie zmienił się. Będzie to z całą pewnością stanowić argument do dalszych rozmów z urzędem skarbowym. W obliczu sporu warto także rozważyć uzyskanie drugiej opinii ze strony niezależnego podmiotu, np. doradcy podatkowego lub nawet zaprosić taką osobę na rozmowę z organem.
Bywają także sytuacje, gdzie wstrzymanie się z gwałtownymi ruchami po otrzymaniu od fiskusa informacji o zakwestionowaniu stosowanego podejścia do rozliczeń podatku u źródła może ostatecznie skończyć się pomyślnie, nawet jeśli zostanie wszczęte postępowanie w sprawie. Bardzo dobrym przykładem jest ostatnio zakończony przez Ministerstwo Finansów spór związany ze sposobem interpretowania warunku niekorzystania ze zwolnienia z opodatkowania od całości swoich dochodów względem wypłat dywidend. Po wielu latach podejście podatników i płatników do sposobu interpretacji ww. zagadnienia zostało ostatecznie potwierdzone jako prawidłowe. Zatem nawet jeśli teraz istnieją postępowania, których przedmiotem były dywidendy niespełniające – zdaniem fiskusa – ww. warunku, to dla płatników będących ich stroną pojawiła się nowa perspektywa. Co za tym idzie, jeśli negatywna decyzja kwestionująca bieżące rozliczenia dotyczy tematu będącego kością niezgody pomiędzy organami a sądami administracyjnymi i w związku z tym zapowiadane jest rozstrzygnięcie tematu np. przez Ministerstwo Finansów, to warto zaryzykować i wstrzymać się przed korygowaniem przeszłości.
Ustalanie podmiotu odpowiedzialnego za rozliczanie podatku
Jeśli z toku poczynionych działań i rozmów z organem wynika, że zmiana podejścia względem rozliczeń podatku u źródła jest nieunikniona, to oznacza to, że przyszedł czas na kilka kluczowych decyzji do podjęcia przez płatnika.
W pierwszej kolejności należy przeliczyć kwoty bieżącego ryzyka podatkowego, czyli de facto podatku u źródła, który zgodnie z podejściem urzędu skarbowego powinien zostać pobrany i wpłacony wraz z odsetkami od zaległości podatkowej. Analogicznie działanie powinno dotyczyć także nieprzedawnionych okresów przeszłych. Kiedy wartość ryzyka będzie znana, czas na zweryfikowanie kto – według ustaleń umownych czy też okoliczności faktycznych wypłaty należności – powinien ponieść ekonomiczny ciężar zaległego podatku.
W przypadku dywidend sytuacja jest teoretycznie prosta – podatek obciąża podatnika i nie ma możliwości jego ubruttowienia. Gdy wypłata miała już miejsce, konieczne mogą być jednak negocjacje związane z tym, czy wspólnik zwróci nienależnie wypłacone środki z uwagi na brak poboru (lub pobór w nieprawidłowej wysokości) podatku u źródła, czy strony ustalą, że nastąpi potrącenie przez płatnika z dywidendą (lub inną płatnością), która ma dopiero zostać dokonana. Wydawałoby się, że takie ustalenia pomiędzy spółką matką a spółką córką to tylko formalność. Jednak praktyka pokazuje, że często komunikacja pomiędzy takimi podmiotami jest utrudniona lub z powodu konfliktów wręcz niemożliwa i rozmowy na ww. temat mogą przypominać negocjacje przy wielomilionowych transakcjach zakupu aktywów.
Natomiast przy odsetkach i należnościach licencyjnych kluczowe znaczenie będzie miała treść umowy. Możliwe są dwie sytuacje, tj. podatek u źródła miał zostać potrącony z wypłaty lub wypłata miała nastąpić w kwocie brutto, a podatek u źródła powinien zostać pokryty przez płatnika.
Samo ustalenie treści umów to dopiero początek, gdyż zakwestionowane rozliczenie może dotyczyć transakcji pomiędzy podmiotami niepowiązanymi, a jedyna relacja łącząca te podmioty to relacja handlowa. W takich sytuacjach zarząd płatnika będzie musiał zdecydować, czy przedstawienie kontrahentowi sporu z fiskusem i zażądanie pieniędzy na poczet zaległego podatku nie wpływanie negatywnie na relacje biznesowe i dalszą współpracę. Dotyczy to w szczególności przypadku, gdy w umowie nie została zawarta klauzula ubruttowienia, a zapłata zaległego podatku u źródła istotnie wpłynie na tzw. cashflow polskiego podmiotu. Takie decyzje nie są dla zarządu proste, tym bardziej że każda z dostępnych opcji może wiązać się negatywnymi skutkami (przyjęcie na siebie ciężaru podatku vs. trudne rozmowy z kontrahentem).
Przy podejmowaniu decyzji o informowaniu zagranicznego podmiotu o sytuacji związanej z koniecznością skorygowania podatku u źródła od wypłaconych należności warto zatem rozważyć formę takiej komunikacji, ale także ustalić wcześniej pozycji, jaką płatnik powinien podczas tych rozmów zająć, szczególnie jeśli istnieje ryzyko powstania konfliktu między stronami. W biznesie każdy detal może mieć znaczenie.
Nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych – trzeba wyciągnąć wnioski
Jeśli do nieprawidłowości rzeczywiście doszło, to po załatwieniu tematu z organem podatkowym warto także zastanowić się, jak uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości. Pomocne mogą być wyjaśnienia z zarządem, który w kwestionowanym okresie sprawował funkcje lub podejmował strategiczne decyzje w sprawie. Kolejnym krokiem może być zweryfikowanie istniejących procedur w danym podmiocie i sposób ich realizacji. Nie jest wykluczone, że z uwagi na np. zmiany personalne w spółce niektóre zadania związane z rozliczeniem podatku u źródła nie zostały w odpowiedni sposób przekazane czy też wdrożone do realizacji. W skrajnych sytuacjach nie należy wykluczyć konieczności ustalenia, kto był winny popełnienia błędu i kogo tym samym należy pociągnąć do odpowiedzialności.
Podważenie przez organ podatkowy sposobu rozliczania podatku u źródła może być dużym wyzwaniem dla spółki, dlatego kluczowe jest szybkie opracowanie strategii działania. Warto unikać bagatelizowania w takiej sytuacji rozliczeń z poprzednich lat. Kluczowe znaczenie ma weryfikacja podstawy stosowanego podejścia i odpowiednia dokumentacja, a także rozważenie ewentualnej obrony swoich racji przed fiskusem. W przypadku konieczności zmiany podejścia należy przeanalizować skutki finansowe i podjąć decyzje dotyczące podziału ciężaru podatkowego, a także wdrożyć działania zapobiegawcze na przyszłość.
Daria Górka – doradca podatkowy, Senior Associate w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
Jacek Wojtach – doradca podatkowy, Managing Associate w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
Podstawa prawna:
– art. 21, art. 22 i art. 26 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm.)