[English below]

W związku z nadchodzącym obowiązkowym wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r., jednym z kluczowych wyzwań dla podatników zagranicznych pozostaje prawidłowe ustalenie, czy posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (FE). Choć Ministerstwo Finansów opublikowało w tym zakresie objaśnienia podatkowe, prawidłowa identyfikacja FE oraz ocena jej wpływu na obowiązki związane z KSeF nadal mogą stanowić wyzwanie dla podatników.

Kto podlega obowiązkowi korzystania z KSeF?

Zasadniczo obowiązek wystawiania strukturalnych e-faktur w KSeF dotyczy polskich podatników VAT. W przypadku podmiotów zagranicznych obowiązek ten powstaje zazwyczaj, gdy podatnik posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, a to miejsce uczestniczy w czynnościach podlegających opodatkowaniu.

W praktyce oznacza to, że podmioty zagraniczne powinny być w stanie odpowiedzieć na pytania:

• Czy w rozumieniu przepisów VAT posiadam w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności?

• Czy to miejsce uczestniczy w czynnościach podlegających opodatkowaniu w Polsce?

Dlaczego kwestia stałego miejsca prowadzenia działalności jest problematyczna?

Pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności jest autonomiczną kategorią prawa unijnego i nie zostało zdefiniowane w polskich przepisach VAT, co wprowadza istotną niepewność prawną. W celu ograniczenia tych wątpliwości Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce na potrzeby fakturowania za pośrednictwem KSeF. Zgodnie z tym dokumentem:

• istnienie stałego miejsca zależy od dostępności zasobów ludzkich i technicznych o odpowiednim stopniu trwałości;

• stałe miejsce może powstać nawet bez własnej infrastruktury podatnika, jeśli podatnik sprawuje kontrolę nad zasobami podwykonawcy (np. wynajętym magazynem lub personelem) porównywalną do kontroli nad własnymi zasobami;

• czynności o charakterze wyłącznie pomocniczym lub przygotowawczym, co do zasady, nie powinny skutkować powstaniem stałego miejsca prowadzenia działalności uczestniczącego w transakcji.

Ryzyko wysokich kar finansowych

Każda błędna ocena, że podmiot zagraniczny nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a w konsekwencji wystawianie faktur poza KSeF, może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi, które będą egzekwowane od stycznia 2027 r.:

• kara w wysokości do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze wystawionej poza systemem;

• w przypadku faktury bez wykazanego VAT – kara do 18,7% całkowitej należności.

Jak możemy pomóc w zabezpieczeniu Twojej pozycji podatkowej

W obliczu niepewności związanej z rozpoznawaniem stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz wynikającymi z tego obowiązkami e-fakturowania, nasi eksperci podatkowi oferują kompleksowe wsparcie w ocenie i zabezpieczeniu Twojej pozycji VAT, w tym:

1. Szczegółowa analiza działalności – w celu ustalenia, czy Twoje operacje w Polsce mogą skutkować powstaniem stałego miejsca prowadzenia działalności i wywołać obowiązek korzystania z KSeF;

2. Zabezpieczenie stanowiska poprzez indywidualną interpretację podatkową – najskuteczniejszy sposób na uzyskanie wiążącego potwierdzenia, czy Twój model operacyjny w Polsce powoduje obowiązek stosowania KSeF.

…

TAX ALERT: Fixed Establishment (FE) – Uncertainty Ahead of the Launch of e‑Invoicing for Foreign Entities

With the mandatory implementation of the National e-Invoicing System (KSeF) approaching on 1 February 2026, one of the key challenges for foreign taxpayers remains the correct determination of whether they have a fixed establishment (FE) in Poland. Although the Ministry of Finance has published tax explanations on this matter, the correct identification of an FE and its impact on KSeF obligations may still pose a challenge for taxpayers.

Who is subject to the KSeF obligation?

As a rule, the obligation to issue structured e-invoices via KSeF applies to Polish VAT taxpayers. In the case of foreign entities, this obligation generally arises if the taxpayer has a fixed establishment (FE) in Poland and the FE is involved in the taxable supply.

Therefore, foreign entities should be able to answer the following questions:

• Do I have an FE in the meaning of VAT in Poland?

• Is the FE involved in the taxable supplies performed in Poland?

Why is the FE issue so problematic?

The concept of FE is an autonomous notion under EU law and is not defined in the Polish VAT regulations, which creates significant legal uncertainty. To reduce these doubts, the Ministry of Finance has published explanations on the principles for determining a fixed establishment in Poland for the purposes of invoicing via KSeF. According to the document:

• The existence of an FE depends on the availability of human and technical resources with a sufficient degree of permanence.

• An FE may arise even without the taxpayer’s own infrastructure if the taxpayer exercises control over a subcontractor’s resources (e.g., a leased warehouse or personnel) comparable to the control exercised over its own resources.

• Activities of a purely auxiliary or preparatory nature should, as a rule, not result in the creation of an FE participating in the transaction.

Risk of severe financial penalties

Any incorrect assessment that a foreign entity does not have an FE in Poland, and consequently issuing invoices outside of KSeF, may result in serious financial sanctions that will be enforced from January 2027:

• A penalty of up to 100% of the VAT amount shown on an invoice issued outside the system.

• Where no VAT is shown on the invoice – a penalty of up to 18.7% of the total amount due.

How we can help secure your VAT position

In light of the uncertainty surrounding the recognition of an FE in Poland and the related e-invoicing obligations, our tax experts provide comprehensive support in assessing and securing your VAT position, including:

1. In-depth review of your business operations – to determine whether your activities in Poland may give rise to an FE and trigger the obligation to implement KSeF.

2. Securing your standpoint with an individual tax ruling – the most effective way to obtain binding confirmation as to whether your operational model in Poland triggers the obligation to use KSeF.