Zarządcę sukcesyjnego można ustanowić dla przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – zarówno za jego życia, jak i po śmierci.
Najpopularniejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce jest tzw. jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), czyli działalność wykonywana przez osobę fizyczną. Nierzadko w postaci JDG funkcjonują biznesy osiągające wielomilionowe obroty oraz zatrudniające kilkudziesięciu, a niekiedy nawet kilkuset pracowników. Istotnym ryzykiem związanym z tą formą prowadzenia działalności jest niespodziewana śmierć przedsiębiorcy oraz konieczność zapewnienia niezakłóconej ciągłości funkcjonowania firmy do czasu jej przejęcia przez następców prawnych. Narzędziem, które ma wesprzeć przedsiębiorstwo w tym newralgicznym momencie i zapewnić jego ciągłość, jest instytucja zarządu sukcesyjnego. Wprowadziła ją ustawa z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.
Kto może zostać powołany na zarządcę sukcesyjnego?
Zarządcę sukcesyjnego można ustanowić dla przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Funkcję tę może pełnić dowolna osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych – zarówno członek rodziny przedsiębiorcy, jak i osoba z nim niespokrewniona. Ustawa nie przewiduje szczególnych warunków dla zarządcy np. w zakresie doświadczenia zawodowego czy wykształcenia.
Funkcji tej nie może pełnić jedynie osoba, wobec której prawomocnie orzeczono zakaz prowadzenia działalności gospodarczej na podstawie przepisów prawa upadłościowego lub środek karny albo środek zabezpieczający w postaci zakazu prowadzenia określonej działalności gospodarczej, obejmującego działalność gospodarczą wykonywaną przez przedsiębiorcę lub działalność gospodarczą w zakresie zarządu majątkiem (dalej łącznie zwane jako zakazy prowadzenia działalności). Zawieszenie działalności gospodarczej nie stanowi przeszkody dla ustanowienia zarządcy sukcesyjnego. Taką możliwość wyklucza ogłoszenie upadłości przedsiębiorcy.
Kiedy można ustanowić zarządcę sukcesyjnego?
Ustanowienie zarządcy sukcesyjnego może nastąpić za życia przedsiębiorcy, jak i po jego śmierci. W pierwszym przypadku proces ten nie jest ani skomplikowany, ani nie wiąże się z nim konieczność poniesienia istotnych kosztów. Wymagane jest bowiem złożenie przez przedsiębiorcę pisemnego pod rygorem nieważności oświadczenia o powołaniu określonej osoby do pełnienia tej funkcji albo zawierającego zastrzeżenie, że z chwilą jego śmierci wskazany prokurent stanie się zarządcą sukcesyjnym.
Konieczne jest również pisemne pod rygorem nieważności wyrażenie zgody na pełnienie funkcji przez powoływaną osobę oraz dokonanie stosownego wpisu w CEIDG.
Po śmierci przedsiębiorcy, zarządcę mogą powołać następujące podmioty:
- małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku,
- spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek, albo
- spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek, albo zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny, jeżeli zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku.
Po prawomocnym stwierdzeniu nabycia spadku (albo zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia czy wydaniu europejskiego poświadczenia spadkowego) zarządcę sukcesyjnego może powołać wyłącznie właściciel przedsiębiorstwa w spadku, czyli:
- osoba, która zgodnie z prawomocnym postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowanym aktem poświadczenia dziedziczenia albo europejskim poświadczeniem spadkowym, nabyła przedsiębiorstwo w spadku na podstawie powołania do spadku z ustawy albo testamentu albo nabyła przedsiębiorstwo albo udział w przedsiębiorstwie na podstawie zapisu windykacyjnego;
- małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku;
- osoba fizyczna lub prawna, która nabyła przedsiębiorstwo w spadku albo udział w przedsiębiorstwie w spadku bezpośrednio od osób, o których mowa powyżej.
Wymogi formalne związane z powołaniem zarządcy sukcesyjnego
Co do zasady do powołania zarządcy sukcesyjnego wymagana jest zgoda ww. osób, którym łącznie przysługuje udział przekraczający 85/100 w przedsiębiorstwie w spadku.
Powołanie oraz zgoda wymagają zachowania formy aktu notarialnego. Osoba powołana na zarządcę sukcesyjnego składa przed notariuszem – pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia – oświadczenie o braku prawomocnie orzeczonych wobec niej zakazów prowadzenia działalności. Notariusz zgłasza, nie później niż w następnym dniu roboczym, zarządcę do CEIDG. Zarządca sukcesyjny pełni funkcję od chwili dokonania wpisu. Uprawnienie do powołania zarządcy wygasa z upływem dwóch miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy.
Funkcję zarządcy sukcesyjnego może pełnić wyłącznie jedna osoba. Przedsiębiorca może jednak powołać tzw. dalszego zarządcę sukcesyjnego na wypadek gdyby pierwotny złożył rezygnację albo nie mógł jej pełnić z innych powodów, np. śmierci.
Okres „przejściowy” i czynności zachowawcze
W przypadku gdy za życia przedsiębiorcy nie powołano zarządcy sukcesyjnego, w okresie pomiędzy śmiercią przedsiębiorcy a ustanowieniem zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięciem uprawnienia do jego powołania (dalej jako okres przejściowy),
- małżonkowi przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku lub
- spadkobiercy ustawowemu przedsiębiorcy albo spadkobiercy testamentowemu przedsiębiorcy albo zapisobiercy windykacyjnemu, któremu zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku,
przysługuje uprawnienie do dokonywania czynności koniecznych do zachowania majątku lub możliwości prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Po prawomocnym stwierdzeniu nabycia spadku (zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydaniu europejskiego poświadczenia spadkowego) czynności zachowawcze może dokonywać wyłącznie właściciel przedsiębiorstwa w spadku.
Czynności zachowawcze obejmują zaspokajanie wymagalnych roszczeń, przyjmowanie należności, zbywanie rzeczowych aktywów trwałych oraz, jeśli jest to niezbędne dla zachowania możliwości kontynuacji działalności lub uniknięcia poważnej szkody, dokonywanie czynności zwykłego zarządu. Dodatkowo w okresie przejściowym następuje zawieszenie wykonywania umów. Bieg terminów spełnienia świadczenia oraz terminów do wykonania innych obowiązków lub uprawnień wynikających z umowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.
Rola zarządcy sukcesyjnego
Jednym z pierwszych obowiązków zarządcy jest sporządzenie i złożenie przed notariuszem wykazu inwentarza przedsiębiorstwa w spadku obejmującego jego składniki, z podaniem ich wartości według stanu i cen z chwili śmierci przedsiębiorcy, oraz długi spadkowe związane z działalnością gospodarczą zmarłego przedsiębiorcy i ich wysokość według stanu z chwili śmierci przedsiębiorcy. Wykaz ten wyznacza zakres przedmiotowy działania zarządcy sukcesyjnego.
Zarządca sukcesyjny wykonuje prawa i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy wynikające z wykonywanej przez niego działalności gospodarczej oraz prawa i obowiązki wynikające z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Oświadczenia oraz doręczenia pism w ww. sprawach dokonuje się wobec zarządcy. Zarządca sukcesyjny jest uprawniony m.in. do zawierania, wykonywania, wypowiadania oraz odstępowania od umów, zaciągania zobowiązań, dokonywania rozporządzeń majątkiem i prawami wchodzącymi w skład przedsiębiorstwa w spadku, dokonywania czynności związanych z zatrudnieniem, regulowania płatności z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne.
Zarządca sukcesyjny może pozywać i być pozywany oraz brać udział w postępowaniach administracyjnych, podatkowych i sądowoadministracyjnych. Działa on w imieniu własnym, ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, którzy ponoszą wobec osób trzecich solidarną odpowiedzialność za zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku. Zarządca odpowiada jedynie wobec właścicieli za szkodę wyrządzoną na skutek nienależytego wykonywania obowiązków.
Zarząd sukcesyjny nie może zostać przeniesiony na inną osobę, ale zarządca może ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności. Nie jest możliwe ograniczenie zarządu sukcesyjnego ze skutkiem wobec osób trzecich.
Dostęp do rachunków przedsiębiorcy w banku
Z uwagi na funkcję, jaką pełni zarządca sukcesyjny, niezbędne jest zapewnienie, by rachunki bankowe zmarłego przedsiębiorcy pozostawały aktywne oraz by zarządca posiadał do nich dostęp. Ustawodawca przewidział, iż po śmierci przedsiębiorcy – o ile został ustanowiony zarząd sukcesyjny – bank nadal zobowiązany jest do prowadzenia rachunków bankowych związanych z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością. Dostęp do środków pieniężnych zgromadzonych na tych rachunkach oraz prawo do wydawania dyspozycji przysługują zarządcy sukcesyjnemu. Bank jest także zobowiązany udzielić mu zbiorczej informacji m.in. o rachunkach bankowych zmarłego przedsiębiorcy.
Umowy z pracownikami
Śmierć przedsiębiorcy co do zasady powoduje wygaśnięcie umów o pracę, chyba że ustanowiono zarząd sukcesyjny. Jeśli zarząd ustanowiono z chwilą śmierci przedsiębiorcy, umowa o pracę jest kontynuowana i wygaśnie z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego, chyba że przed tym dniem nastąpi przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę.
Jeśli w chwili śmierci zarząd nie został ustanowiony, to umowa o pracę wygasa z upływem 30. dni od dnia śmierci przedsiębiorcy, chyba że przed upływem tego terminu osoba uprawniona do realizacji czynności zachowawczych albo zarządca sukcesyjny zawrą z pracownikiem porozumienie o kontynuacji stosunku pracy. W przypadku umowy o pracę na czas określony, która kończy się przed upływem 30. dnia, ulega ona rozwiązaniu z upływem czasu, na który została zawarta, chyba że strony uzgodnią wcześniejszy termin rozwiązania umowy. Jeśli jednak kończy się po upływie 30. dni od dnia śmierci przedsiębiorcy, to wygasa z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, chyba że wcześniej rozwiąże się z upływem czasu, na który została zawarta, albo strony uzgodnią wcześniejszy termin rozwiązania umowy.
Wszystkie wyżej wymienione okresy traktowane są jako okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Możliwe jest jednak polecenie pracownikowi wykonywania pracy zgodnej z jego umową o pracę, określając okres wykonywania pracy przez pracownika i wymiar czasu pracy.
Pracownikowi, którego umowa o pracę wygasła z powodu śmierci przedsiębiorcy, przysługuje prawo pierwszeństwa w zatrudnieniu na tych samych warunkach co wcześniej, o ile zgłosi zamiar podjęcia zatrudnienia w ciągu miesiąca od dnia, kiedy ustanowiono zarząd sukcesyjny.
Po śmierci przedsiębiorcy uprawnienia i obowiązki pracodawcy wykonuje zarządca sukcesyjny, a w przypadku jego braku – osoby uprawnione do czynności zachowawczych.
Stosunki pomiędzy zarządcą sukcesyjnym a właścicielami przedsiębiorstwa w spadku
Zarządca może pełnić swoją funkcję za wynagrodzeniem lub nieodpłatnie. Wynagrodzenie zarządcy oraz dodatkowe zobowiązania związane z wykonywaniem zarządu sukcesyjnego powinna określać umowa zawarta pomiędzy zarządcą a osobą albo osobami, które go powołały. Jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że zarządca zobowiązał się wykonywać swoją funkcję bez wynagrodzenia, należy mu się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy. Zasadą jest zatem to, że zarządcy przysługuje wynagrodzenie.
Podczas gdy przedsiębiorstwem w spadku kieruje zarządca sukcesyjny, to jego właścicielom przysługuje prawo do udziału w osiągniętych zyskach. Uczestniczą oni również w stratach wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Udział w zysku i stratach następuje w stosunku, w jakim przysługuje im udział w przedsiębiorstwie w spadku. Właściciele przedsiębiorstwa w spadku mogą żądać podziału i wypłaty zysku (pomniejszonego o należności publicznoprawne i niepokryte straty) z upływem roku od dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego i następnie z końcem każdego kolejnego roku za rok poprzedni. Mogą także zażądać wypłacania zaliczek na poczet przewidywanego zysku, chyba że byłoby to sprzeczne z zasadami prawidłowej gospodarki. Zaliczki mogą być wypłacane wyłącznie ze środków pieniężnych i są rozliczane w terminach wypłaty zysku.
Decyzje administracyjne
Zarząd sukcesyjny pozwala utrzymać w mocy decyzje związane z przedsiębiorstwem zmarłego przedsiębiorcy, takie jak koncesje, zezwolenia, licencje oraz pozwolenia związane z działalnością gospodarczą. Jeżeli zarząd został ustanowiony, decyzja związana z przedsiębiorstwem wygasa z upływem trzech miesięcy od dnia jego ustanowienia, chyba że w tym terminie został złożony przez zarządcę sukcesyjnego wniosek o potwierdzenie możliwości wykonywania danej decyzji. Jeśli nie został ustanowiony albo doszło do jego wygaśnięcia, to decyzja związana z przedsiębiorstwem wygasa z upływem sześciu miesięcy od dnia, odpowiednio, śmierci przedsiębiorcy albo wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego, chyba że w tym terminie został złożony przez właściciela przedsiębiorstwa w spadku wniosek o przeniesienie na niego decyzji.
Wnioski, o których mowa powyżej składa się do organu administracji publicznej, który wydał decyzję związaną z przedsiębiorstwem. Organ ten, o ile spełnione są ustawowe warunki, odpowiednio potwierdza, w drodze decyzji, możliwość wykonywania decyzji związanej z przedsiębiorstwem przez zarządcę sukcesyjnego albo przenosi, w drodze decyzji, decyzję związaną z przedsiębiorstwem na właściciela przedsiębiorstwa w spadku w drodze jej zmiany.
Przepisy dotyczące zarządu sukcesyjnego nie regulują kwestii utrzymania w mocy promes. Regulacja taka przewidziana jest jednak w przepisach odrębnych.
PRZYKŁAD
W przypadku działalności koncesjonowanej w zakresie ochrony osób i mienia w okresie ważności promesy nie można odmówić udzielenia koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej określonej w promesie właścicielowi albo nabywcy przedsiębiorstwa w spadku.
W przypadku działalności regulowanej oraz działalności wymagającej wpisu do innego niż rejestr działalności regulowanej rejestru prowadzonego przez organ administracji publicznej, zarządca sukcesyjny może złożyć do organu prowadzącego dany rejestr wniosek o zmianę oznaczenia działalności przedsiębiorcy wpisanego do rejestru na firmę przedsiębiorcy z dodaniem oznaczenia „w spadku”, wskazując dane zarządcy sukcesyjnego, w terminie miesiąca od dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego. Wpis przedsiębiorcy do rejestru nie podlega wykreśleniu, jeżeli zarządca sukcesyjny złoży wniosek, o którym mowa powyżej oraz oświadczenie o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności wymagającej wpisu. Jeśli spełnione są wymogi ustawowe, to organ prowadzący rejestr dokonuje zmiany wpisu w rejestrze.
Odwołanie zarządcy i rezygnacja z pełnienia funkcji
Przedsiębiorca za swojego życia może odwołać zarządcę sukcesyjnego w każdej chwili. Po jego śmierci zarządca może zostać odwołany przez osoby uprawnione do jego powołania według analogicznych zasad, w jakich następuje powołanie. Zarządca sukcesyjny może zostać także odwołany przez sąd w przypadku rażącego naruszenia swoich obowiązków.
Zarządca sukcesyjny może złożyć rezygnację. Zarówno oświadczenie przedsiębiorcy o powołaniu, jak i rezygnacja wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli rezygnacja następuje po śmierci przedsiębiorcy, to oświadczenie składane jest przed notariuszem. W takiej sytuacji zarządca sukcesyjny obowiązany jest działać jeszcze przez dwa tygodnie, chyba że wcześniej został powołany kolejny zarządca sukcesyjny.
Wygaśnięcie zarządu sukcesyjnego
Zarząd sukcesyjny nie jest rozwiązaniem na stałe i co do zasady wygasa z upływem dwóch lat od dnia śmierci przedsiębiorcy lub w innych przypadkach wskazanych w ustawie. Sąd z ważnych przyczyn może przed dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego przedłużyć okres zarządu sukcesyjnego na czas nie dłuższy niż pięć lat od dnia śmierci przedsiębiorcy. Niezwłocznie po wygaśnięciu zarządu sukcesyjnego osoba, która pełniła tę funkcję wydaje przedsiębiorstwo w spadku jego właścicielom albo osobie, która przyjęła spadek. Właściciel spadku w terminie miesiąca od dnia, w którym dowiedział się o wygaśnięciu zarządu sukcesyjnego, może zażądać od osoby, która pełniła funkcję zarządcy sporządzenia pisemnego sprawozdania z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku wraz ze wskazaniem stanu przedsiębiorstwa w spadku na chwilę wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego.
Podsumowanie
Każda osoba prowadząca działalność w postaci JDG na szerszą skalę, zdecydowanie powinna rozważyć ustanowienie zarządcy sukcesyjnego. Najlepiej jeszcze za swojego życia. Po pierwsze proces powołania zarządcy za życia przedsiębiorcy jest zdecydowanie mniej sformalizowany, jak również wymaga zaangażowania mniejszej liczby osób. Jest to rozwiązanie także korzystniejsze z perspektywy bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Zapewnia ono bowiem płynne przejęcie zarządzania nad firmą już z chwilą śmierci przedsiębiorcy, w szczególności w takich kluczowych obszarach, jak wykonywanie umów handlowych, kontynuacja zatrudnienia oraz obszar regulacyjny. Dzięki sprawnie i efektywnie działającemu zarządcy sukcesyjnemu przedsiębiorstwo może trafić w ręce następców prawnych zmarłego przedsiębiorcy w nienaruszonej postaci.
Podstawa prawna:
Ustawa z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 170)