Proces zakładania fundacji rodzinnej

Proces zakładania fundacji rodzinnej

Instrukcja kancelarii Tomczykowski Tomczykowska

1. [Spotkanie wstępne]
   Cały proces zaczyna się od pierwszego spotkanie z Klientem w celu omówienia jego zamierzeń sukcesyjnych i biznesowych, sytuacji rodzinnej i majątkowej a także wyjaśnienia czym jest fundacja rodzinna, czym się charakteryzuje, jakie funkcje spełnia i jak może pomóc Klientowi w realizacji jego zamierzeń. W czasie pierwszego spotkania dokonujemy wraz z Klientem wstępnej oceny czy fundacja rodzinna jest właściwym dla niego narzędziem sukcesyjnym.
2. [Spersonalizowana oferta]
   Następnie przygotowujemy i wysyłamy Klientowi spersonalizowaną ofertę obsługi całego procesu. Oferta przedstawia ustalony stan faktyczny, szczegółowy zakres usług oraz wynagrodzenie zaproponowane w oparciu o sytuację danego Klienta i spodziewany przez nas stopień złożoności zasad na jakich będzie opierać się przyszła fundacja rodzinna.
3. [Kwestionariusz sukcesyjny]
   Po akceptacji przez Klienta oferty i sformalizowaniu współpracy w oparciu o umowę, Klient otrzymuje od nas kwestionariusz fundacyjny. Kwestionariusz ma za zadanie pomóc Klientowi w przemyśleniu m. in. celów przyszłej fundacji, zasad funkcjonowania i wyboru jej organów, kręgu beneficjentów, sposobu reprezentacji, rodzaju świadczeń i zasad ich nabywania, przesłanek rozwiązania fundacji oraz trybu zmiany statutu. Kwestionariusz przy każdym zagadnieniu omawia możliwe zasady uregulowania danej kwestii.
4. [Omówienie ładu fundacyjnego]
   Po zapoznaniu się z kwestionariuszem przez Klienta, organizujemy spotkanie z nim samym lub także z jego rodziną, w trakcie którego omawiamy szczegółowo przyszły ład sukcesyjny (zasady działania) fundacji rodzinnej. Na spotkaniu wyjaśniamy wątpliwości Klienta, dyskutujemy szczegółowo o jego sytuacji rodzinnej i biznesowej oraz prezentujemy dostępne mechanizmy sukcesyjne odzwierciedlające konkretne oczekiwania Klienta lub jego rodziny. Ważną częścią spotkania jest także omówienie aktywów jakie Klient planuje przenieść do swojej fundacji rodzinnej, gdyż ich rodzaj i sposób wykorzystywania determinuje zapisy przyszłego statutu. Spotkanie odbywa się w formule wzajemnego dialogu, w trakcie którego dynamicznie dostosowujemy możliwe rozwiązania do tego co mówi nam Klient.
5. [Opracowanie statutu]
   Po spotkaniu z Klientem i poznaniu jego oczekiwań co do ładu fundacyjnego, sporządzamy pierwszy projekt aktu założycielskiego i statutu. Projekt zawiera wszystkie ustalenia poczynione na spotkaniu. Dodatkowo, w projekcie przedstawiamy nasze propozycje zapisów wzmacniających bezpieczeństwo fundacji oraz jej beneficjentów i przyczyniających się do harmonijnego rozwoju fundacji w obecnych i przyszłych pokoleniach. Wspólnie z Klientem omawiamy pierwszy projekt statutu. W toku kolejnych spotkań i wymiany spostrzeżeń dostosowujemy zapisy statutu do coraz bardziej skonkretyzowanych życzeń Klienta. Zwykle ostateczna wersja statutu fundacji jest owocem dopracowywania kolejnych jego wersji, tak aby Klient miał przekonanie, że odzwierciedla on jego pragnienia i plany. Nie określamy z góry trwania tego procesu, gdyż jesteśmy przekonani, że mądra sukcesja wymaga solidnego zaplanowania i przemyślenia wielowątkowych zagadnień. Dostosowujemy się do tempa Klienta.
6. [Ustanowienie fundacji]
   Gdy statut i akt założycielski są gotowe, organizujemy spotkanie u wybranego przez Klienta lub zaproponowanego przez nas notariusza. Na spotkaniu dochodzi do ustanowienia fundacji rodzinnej oraz obsadzenia jej organów. W tym momencie fundacja może już funkcjonować jako podmiot w organizacji.
7. [Wniosek rejestracyjny]
   Po wizycie u notariusza, kompletujemy wszystkie dokumenty potrzebne do zarejestrowania fundacji rodzinnej w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim. Następnie składamy osobiście wniosek w Sądzie.
8. [Memorandum fundacyjne]
   Przygotowujemy dla Klienta tzw. „memorandum fundacyjne” czyli zindywidualizowaną instrukcję obsługi jego fundacji. Memorandum omawia treść ustalonego statutu oraz zawiera m. in. opis skutków prawnych i podatkowych założenia, funkcjonowania i wniesienie majątku do fundacji rodzinnej. Przystępujemy do przygotowania memorandum po ustaleniu ostatecznej wersji statutu, zazwyczaj po złożeniu wniosku o rejestrację fundacji.
9. [Proces rejestracji i czynności formalne]
   Po złożeniu wniosku o rejestrację, aktywnie śledzimy proces rejestracji. Informujemy Klienta na bieżąco o postępach oraz korzystamy z dostępnych instrumentów prawnych, aby przyśpieszyć ten proces. W międzyczasie, dopełniamy wszystkich formalności umożliwiających fundacji funkcjonowanie w obrocie prawnym. W szczególności, uzyskujemy dla fundacji NIP i REGON.
10. [Zakończenie procesu]
    Proces rejestracji kończy się z chwilą wpisu fundacji Klienta do rejestru fundacji rodzinnych. Wpis odbywa się na podstawie postanowienia Sądu. Klient otrzymuje od nas niezwłocznie zarówno informacje o wpisie jak i odpis postanowienia. W ramach ostatniej czynności objętej ofertą na założenie fundacji, dokonujemy zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych fundacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
11. [Dalsza obsługa]
    Nie zostawiamy Klienta samemu sobie po zarejestrowaniu jego fundacji rodzinnej. Klient ma możliwość skorzystać z naszej pomocy we wszelkich sprawach prawnych czy podatkowych związanych z bieżącym funkcjonowaniem fundacji czy planowanymi przez nią transakcjami. Dalsza obsługa po rejestracji odbywa się na podstawie odrębnej oferty.