Wypłaty i rozliczenia z zaliczki na poczet zysku w spółkach: jawnej, z o.o. i akcyjnej
Wypłata zaliczek na poczet zysku w spółkach handlowych jest praktyką dość często stosowaną przez wspólników, mającą na celu wcześniejszą (niekiedy cykliczną) dystrybucję osiąganych profitów. Zasady wypłat zależą od rodzaju spółki.
W przypadku spółek osobowych wypłata zaliczek stanowi substytut wynagrodzenia za zaangażowanie się wspólników w jej funkcjonowanie. W przypadku zaś spółek kapitałowych jest to dodatkowa możliwość dokonywania wypłat na rzecz wspólników mająca stanowić zachętę do uczestnictwa w takich spółkach. Warunki wypłat zaliczek i sformalizowanie tej procedury różnią się w zależności od rodzaju spółki. Zasady regulujące wypłaty zaliczek wynikają z przepisów kodeksu spółek handlowych oraz orzecznictwa. W niniejszym artykule przedstawiamy zasady dotyczące wypłaty zaliczek na poczet zysku w spółce jawnej, spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej.
Spółka jawna
Kodeks spółek handlowych (KSH) nie zawiera przepisów regulujących wypłatę zaliczek na poczet zysku w spółkach jawnych. Jak wynika z orzecznictwa (np. wyrok Sądu Najwyższego z marca 2009 r., III CSK 290/08 lub wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 8 marca 2017 r., I ACa 1300/16), wspólnicy mogą wypłacać zaliczki nawet bez uchwały, o ile wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę. Aby jednak uniknąć wątpliwości i sporów na tym tle warto uregulować kwestie wypłat zaliczek, bądź w umowie spółki bądź w jednomyślnej uchwale wspólników. Można przykładowo postanowić, iż wspólnicy będą otrzymywać co miesiąc określoną kwotę ze spółki tytułem zaliczki na poczet przyszłych zysków.
Przykład:
O ile wspólnicy nie postanowią inaczej w formie jednogłośnej uchwały wspólników, każdemu wspólnikowi spółki będzie wypłacana comiesięczna zaliczka na poczet dywidendy, w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dana zaliczka, w wysokości 10.000,00 zł netto.
Ciekawie przedstawia się kwestia ewentualnego rozliczenia zaliczek w sytuacji, gdy spółka nie osiąga zysku na koniec roku. Sąd Najwyższy wyjaśnił (wyrok Sądu Najwyższego z 5 marca 2009 r., III CSK 290/08), że w razie nieosiągnięcia zysku wspólnik, który za zgodą wszystkich pozostałych wspólników pobrał kwotowe zaliczki na poczet udziału w zysku, nie ma obowiązku zwracać do kasy spółki jakiejkolwiek kwoty tytułem rozliczenia tej zaliczki. Rozliczenie zaliczki następuje w kolejnym okresie obrachunkowym, w którym spółka osiągnie zysk. Co więcej, jeżeli spółka w kolejnych latach obrachunkowych nie będzie osiągała zysku, to rozliczenie zaliczek nastąpi dopiero w ramach rozliczenia między wspólnikami dokonywanego na skutek rozwiązania spółki albo wystąpienia wspólnika ze spółki. Zasadniczo więc wspólnik nie ma obowiązku zwracać spółce otrzymanych zaliczek, oczywiście o ile wypłata nastąpiła za zgodą wszystkich pozostałych wspólników.
Brak regulacji w obszarze wypłat i zwrotu zaliczek wynika z osobowego charakteru spółki jawnej, w szczególności nie jest konieczne zapewnienie ochrony wierzycielom spółki, bowiem za jej długi odpowiedzialność ponoszą również wspólnicy.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
W przypadku spółek z o.o. – z uwagi na ich kapitałowy charakter, w tym przede wszystkim brak odpowiedzialności wspólników za długi spółki – kwestie wypłaty zaliczek zostały uregulowane w przepisach KSH. Celem tych regulacji jest zabezpieczenie interesu spółki oraz jej wierzycieli przed nadmiernymi wypłatami do wspólników.
Zgodnie z przepisami art. 194 i 195 KSH, zarząd może wypłacić wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za bieżący rok obrotowy, o ile spełnione są następujące warunki:
– Po pierwsze, umowa spółki musi wprost przewidywać takie upoważnienie dla zarządu:
Przykład:
„Zarząd może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli zaistnieją warunki wymagane przepisami prawa, a w szczególności, jeżeli spółka posiada wystarczające środki na wypłatę”.
Tym samym to zarząd decyduje o ewentualnej wypłacie zaliczki. Nie ma przeszkód by przewidzieć w umowie spółki wymóg uzyskania zgody innego organu, np. rady nadzorczej lub zgromadzeniu wspólników, na przyznanie zaliczki;
– Po drugie, spółka musi posiadać środki wystarczające na wypłatę zaliczek. Treść tego warunku niestety nie jest jasna. Można przypuszczać, iż ustawodawcy chodziło o to, by wypłata zaliczek nie skutkowała utratą płynności przez spółkę. Co w konsekwencji prowadziłoby do wniosku o możliwości sfinansowania zaliczki zaciągniętym w tym celu przez spółkę kredytem lub pożyczką. Zagadnienie to jednak wzbudza wątpliwości;
– Po trzecie, zaliczki mogą być wypłacane, o ile zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. W praktyce oznacza to, że w spółkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, możliwość wypłaty zaliczki na poczet dywidendy powstanie w drugiej połowie roku kalendarzowego i zamyka się wraz z jego końcem. Wypłata zaliczki na początku następnego roku kalendarzowego byłaby niedopuszczalna, gdyż nie będzie wtedy jeszcze zatwierdzonego sprawozdania za poprzedni rok obrotowy.
Przykład:
Rok obrotowy spółki XYZ Sp. z.o.o. pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zarząd spółki XYZ Sp. z o.o. chciałby wypłacić wspólnikom zaliczki na poczet dywidendy za rok 2025. Sprawozdanie finansowe spółki XYZ Sp. z.o.o. zostało zatwierdzone w dniu 28 marca 2025 roku. Zaliczka na poczet dywidendy za rok 2024 może zostać wypłacona w okresie od 29 marca 2025 roku do 31 grudnia 2025.
Przepisy KSH określają również maksymalną kwotę zaliczki. Zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego (czyli połowę tzw. zysku roku bieżącego), powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne.
Zysk bieżącego roku obrotowego powinien wynikać z przygotowanego dla celów wypłaty zaliczki rachunku zysków i strat, sporządzonego w oparciu o te same zasady i regulacje co roczne sprawozdanie finansowe spółki. Jeżeli w bieżącym roku spółka wykazuje stratę, to ta okoliczność nie stanowi przeszkody dla wypłaty zaliczki (o ile są spełnione ww. warunki), ma natomiast znaczenie dla kalkulacji kwoty, którą można wypłacić wspólnikom.
Na kwotę zaliczki można przeznaczyć wyłącznie kapitały rezerwowe utworzone z zysku i to takie, które wspólnicy przeznaczyli do wypłat. Nie jest dopuszczalne wykorzystanie w tym celu kapitału zapasowego, chociażby jego źródłem był zysk. Decyzja o udzieleniu zarządowi upoważnienia do dysponowania danym kapitałem rezerwowym dla celów wypłat należy do kompetencji wspólników. W praktyce w spółkach tworzony jest na podstawie uchwały wspólników tzw. kapitał rezerwowy – fundusz dywidendowy, na który przeksięgowywane są osiągane przez spółkę zyski celem zgromadzenia kapitału pod ewentualne, przyszłe wypłaty dywidend lub zaliczek na poczet dywidendy.
Przykład:
Spółka XYZ sp. z o.o. od 1 stycznia 2025 roku osiągnęła zysk w kwocie 100.000,00 zł. Spółka posiada kapitał zapasowy utworzony z agio oraz z zysku w kwocie 4.500.000,00 zł, z tego z zysku w wysokości 500.000,00 zł oraz kapitał rezerwowy utworzony z zysku w wysokości 1.700.000,00 zł. Nie ma niepokrytych strat i udziałów własnych. Spółka może zatem wypłacić zaliczkę w maksymalnej kwocie 1.750.000,00 zł, na którą składa się kwota 50.000,00 zł tj. połowa tzw. zysku bieżącego roku obrotowego oraz kwota w wysokości 1.700.000,00 zł tj. cały kapitał rezerwowy.
Nie ma przeszkód, aby zaliczka została wypłacona więcej niż raz w ciągu roku obrotowego. Należy jednak pamiętać, by przy określeniu wysokości kolejnej zaliczki uwzględnić te, które zostały wypłacone wcześniej. Zaliczkę dzieli się pomiędzy wspólników – analogicznie jak w przypadku dywidendy – w stosunku do udziałów, chyba że co innego wynika z umowy spółki.
Ustawodawca – inaczej niż w przypadku spółek osobowych – uregulował również kwestie rozliczenia się z otrzymanych zaliczek. Jeżeli w danym roku obrotowym zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy została wypłacona wspólnikom, a okaże się, że spółka odnotowała stratę albo osiągnęła zysk w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek, wspólnicy zwracają zaliczki w:
– całości – w przypadku odnotowania straty, albo
– części odpowiadającej wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy – w przypadku osiągnięcia zysku w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.
Powyższa regulacja – ze względów celowościowych – powinna także znaleźć zastosowanie do sytuacji, gdy wspólnicy (choć spółka osiągnęła zysk w wysokości co najmniej odpowiadającej kwocie wypłaconych zaliczek) postanowią o niewypłacaniu dywidendy lub o wypłacie dywidendy w kwocie niższej niż wypłacona zaliczka.
Spółka akcyjna
W spółkach akcyjnych mechanizm wypłaty zaliczek na poczet dywidendy jest zbliżony do tego stosowanego w spółkach z o.o., z tym, że z uwagi na czysto kapitałowy charakter spółki akcyjnej przepisy przewidują dodatkowe obostrzenia.
Podobnie jak w przypadku spółki z o.o., statut spółki akcyjnej musi przewidywać postanowienie upoważniające zarząd spółki do wypłaty zaliczki. Spółka akcyjna także musi posiadać środki wystarczające na jej wypłatę. Dodatkowym obostrzeniem jest wymóg pozyskania zgody rady nadzorczej spółki.
Zaliczka może zostać wypłacona, o ile zatwierdzone sprawozdanie finansowe spółki za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Kwota zaliczki może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i akcje własne. Jest to regulacja analogiczna jak w spółce z o.o., jednakże w przypadku spółki akcyjnej przewidziano dodatkowe obostrzenie. Zysk bieżącego roku obrotowego musi wynikać z sprawozdania finansowego, zbadanego przez biegłego rewidenta.
Dodatkowym wymogiem jest obowiązek dokonania ogłoszenia o planowanej wypłacie zaliczki. Minimalna treść ogłoszenia powinna zawierać:
– dzień, na który zostało sporządzone sprawozdanie finansowe dla potrzeb określenia zysku bieżącego roku obrotowego,
– wysokość kwoty przeznaczonej do wypłaty,
– dzień, według którego ustala się uprawnionych do zaliczek (dzień ten powinien przypadać w okresie siedmiu dni przed dniem rozpoczęcia wypłat).
Przykład:
Zarząd XYZ Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (nr KRS 0011123456), niniejszym ogłasza, iż postanawia wypłacić zaliczkę na poczet dywidendy roku 2025 r. w kwocie 2.000.000,00 zł, tj. w wysokości 20,00 zł na jedną akcję. Sprawozdanie finansowe dla celów wypłaty powyższej zaliczki zostało sporządzone na dzień 31 sierpnia 2025 r. Uprawnieni do zaliczki zostaną ustaleni na dzień 6 grudnia 2025 roku, zaś wypłata zaliczki nastąpi dnia 13 grudnia 2025 r.
Ogłoszenie powinno zostać opublikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, chyba że statutu przewiduje inne miejsce do dokonywania ogłoszeń spółki, co najmniej na cztery tygodnie przed rozpoczęciem wypłat.
Przepisy o zaliczce w spółce akcyjnej nie regulują kwestii jej rozliczenia z ostatecznym wynikiem finansowym. Niemniej jednak zaliczka powinna być traktowana jako świadczenie zwrotne, podlegające rozliczeniu z uchwalonym przez akcjonariuszy ostatecznym podziałem rocznego wyniku finansowego.
Podsumowanie
Wypłata zaliczek na poczet zysku jest narzędziem umożliwiającym wcześniejszą dystrybucję środków ze spółki do jej wspólników, ale zasady nią rządzące różnią się w zależności od rodzaju spółki. W spółkach osobowych, takich jak spółka jawna, brak szczegółowych regulacji prawnych umożliwia elastyczne ustalanie zasad wypłat za zgodą wszystkich wspólników, bez konieczności zwrotu zaliczki nawet w przypadku braku zysku. W spółkach kapitałowych, jak spółka z o.o. i spółka akcyjna, przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują już konkretne warunki, od spełnienia których zależy możliwość dokonania wypłat zaliczek, maksymalną kwotę zaliczki oraz – w przypadku sp. z o.o. – regulacje dotyczącą jej zwrotu. W spółkach akcyjnych dodatkowo wymagana jest zgoda rady nadzorczej, badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta oraz formalne ogłoszenie o wypłacie zaliczek.