Odpowiedzialność osób reprezentujących fundację rodzinną w organizacji

Działanie w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji, podobnie jak spółki z o.o. w organizacji, wiąże się z odpowiedzialnością osób reprezentujących te podmioty. Na czym ona polega oraz jak można ją ograniczyć?

Nieustająca popularność fundacji rodzinnej wśród polskich przedsiębiorców rodzi coraz więcej pytań dotyczących szczegółów ich działalności. Nieodłącznym elementem są pytania o odpowiedzialność za działania fundacji rodzinnej. Choć fundacja powstaje dopiero z momentem wpisu do rejestru prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, to możliwe jest działanie w jej ramach od razu po ustanowieniu fundacji rodzinnej w akcie założycielskim – w postaci fundacji rodzinnej w organizacji. W praktyce rozwiązanie to wykorzystywane jest niezwykle często do przeprowadzenia reorganizacji związanych z zaplanowaną sukcesją firmy. Jedną z istotnych kwestii jest odpowiedzialność osób reprezentujących fundację rodzinną w organizacji. Co ciekawe, treść regulacji dotycząca tej kwestii jest dość podobna do przepisów dotyczących sprawdzonego od lat mechanizmu występującego w spółce z o.o. w organizacji. Istnieje jednak między nimi kilka istotnych różnic. Podobieństwa te mogą być zarazem pomocne, jak i mylące dla osób, które przyzwyczaiły się do ugruntowanej regulacji dotyczącej spółki z o.o. w organizacji, dlatego też zdecydowaliśmy się na łączne omówienie najistotniejszych kwestii związanych zarówno z fundacją rodzinną w organizacji, jak i spółką z o.o. w organizacji.

1. Reprezentacja fundacji rodzinnej / spółki z o.o. w organizacji

Fundację rodzinną w organizacji może reprezentować fundator albo pełnomocnik powołany przez fundatora. W szczególnych przypadkach, które wskazuje Ustawa o fundacji rodzinnej, fundacja rodzinna w organizacji może być reprezentowana także przez zarząd. Przykładem takiej sytuacji jest uprawnienie zarządu do zgłoszenia fundacji rodzinnej ustanowionej w testamencie do rejestru fundacji rodzinnych.

Spółka z o.o. w organizacji reprezentowana jest zaś przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.

Z tego wynika, że choć w przypadku spółki z o.o. zarząd zazwyczaj reprezentuje spółkę zarówno przed jak i po jej rejestracji, sposób reprezentacji fundacji rodzinnej jest zależny od jej wpisu do rejestru. Ma to znaczenie praktyczne, szczególnie w przypadku, gdy fundator oraz członkowie zarządu to różne osoby. Warto pamiętać jednak, że nawet gdy fundator fundacji rodzinnej został wybrany do pełnienia funkcji jedynego członka zarządu, to działając w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji powinien występować i podpisywać się jako jej fundator, a nie członek zarządu.

PRZYKŁAD 1:

Jan Kowalski ustanowił w akcie założycielskim fundację rodzinną, powołując do jej zarządu syna – Michała Kowalskiego. W przypadku założenia dla świeżo ustanowionej fundacji rodzinnej w organizacji konta bankowego, konieczne będzie reprezentowanie jej podczas niezbędnych czynności z bankiem przez fundatora – Jana Kowalskiego bądź powołanego przez niego pełnomocnika, którym mógłby być Michał Kowalski, działający w tym przypadku jednak właśnie jako pełnomocnik fundacji powołany przez fundatora, a nie członek jej zarządu.

Gdyby zaś Jan Kowalski założył spółkę z o.o. powołując do jej zarządu jedynie Michała Kowalskiego, to przy czynnościach z bankiem spółkę z o.o. w organizacji reprezentowałby Michał Kowalski jako członek jej zarządu, a Jan Kowalski (jedyny wspólnik spółki) mógłby działać wyłącznie jako pełnomocnik spółki w organizacji.

2. Na czym polega odpowiedzialność osób reprezentujących fundację rodzinną w organizacji?

Fundacja rodzinna w organizacji zgodnie z Ustawą o fundacji rodzinnej zarządza we własnym imieniu posiadanym majątkiem i zapewnia jego ochronę, w szczególności nabywa prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciąga zobowiązania, pozywa i jest pozywana. Co za tym idzie, wszystkie czynności objęte powyższym zakresem wchodzą do kompetencji fundatora lub powołanego przez niego pełnomocnika. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że osoby uprawnione do reprezentacji fundacji rodzinnej w organizacji mogą działać w imieniu fundacji rodzinnej m.in. przy czynnościach związanych z nabywaniem udziałów lub akcji do fundacji rodzinnej, ich zbywaniem, jak również mogą zaciągać w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji pożyczki, udzielać ich, a także zarządzać innym mieniem wniesionym do fundacji.

Jak można wywnioskować, czynności te mogą wiązać się z niemałym ryzykiem, które obarcza nie tylko fundację rodzinną, ale również osoby działające w jej imieniu. Choć w Ustawie o fundacji rodzinnej brak przepisu dotyczącego solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania fundacji rodzinnej w organizacji, to należy pamiętać, że osoba działająca w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji ponosi odpowiedzialność wewnętrzną wobec fundacji rodzinnej na podstawie art. 75 w zw. z art. 23 ust. 6 Ustawy o fundacji rodzinnej. Oznacza to, że osoby reprezentujące fundację rodzinną w organizacji odpowiadają wobec fundacji rodzinnej na zasadzie winy za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu.

Warto podkreślić, że osoby działające w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji mogą uniknąć odpowiedzialności za nietrafione decyzje, jeżeli działali w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego (business judgement rule). Nie można im wówczas przypisać winy, pod warunkiem, że dokonali rzetelnej oceny w przypadku podejmowania konkretnej czynności, np. na podstawie uzyskanych informacji, analiz i opinii). Oczywiście wewnętrzna odpowiedzialność osoby działającej w imieniu fundacji rodzinnej dotyczyć będzie zapewne częściej pełnomocnika fundacji rodzinnej w organizacji niż fundatora, posiadającego nierzadko decydujący głos w sprawie działania fundacji rodzinnej.

Wskazany przepis nie wyłącza ponadto ogólnej odpowiedzialności odszkodowawczej wynikającej z art. 415 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym każdy, kto poniósł szkodę może domagać się jej naprawienia od zawinionego. Co za tym idzie, także wierzyciele lub beneficjenci fundacji rodzinnej, którzy wykażą, że ponieśli szkodę odniesioną w wyniku zawinionego działania osoby reprezentującej fundację rodzinną w organizacji, mogą zwrócić się z roszczeniem do takiej osoby.

PRZYKŁAD 2:

Jan Kowalski ustanowił pełnomocnikiem fundacji rodzinnej w organizacji Piotra Nowaka. W trakcie wykonywania czynności Piotr Nowak zawarł w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji umowę remontu siedziby fundacji, jednak po wykonaniu prac fundacja nie zapłaciła wykonawcy należnego wynagrodzenia w terminie. W związku z tym, że decyzja ta okazała się nieprzemyślana, a koszt remontu był zbyt duży w porównaniu do możliwości, fundacja rodzinna wezwała Piotra Nowaka do spłacenia wyrządzonej fundacji szkody. Ponadto z roszczeniem o pokrycie zawinionej szkody do Piotra Nowaka zwrócił się także wierzyciel fundacji, powołując się na odpowiedzialność wynikającą z art. 415 Kodeksu cywilnego. W przypadku gdyby Piotr Nowak występował w imieniu spółki z o.o. w organizacji wierzyciele spółki mogliby zwrócić się do niego z roszczeniem o zwrot należnych od spółki środków bez konieczności udowadniania jego winy, wykorzystując przepisy Kodeksu spółek handlowych.

3. Na czym polega odpowiedzialność osób reprezentujących spółkę z o.o. w organizacji?

Podobnie wygląda odpowiedzialność osób reprezentujących spółkę z o.o. w organizacji, z tym, że w art. 13 Kodeksu spółek handlowych rozszerzono odpowiedzialność takich osób za zobowiązania spółki, wskazując na solidarną odpowiedzialność osób reprezentujących spółkę z o.o. w organizacji ze spółką za jej zobowiązania poniesione w trakcie działania w organizacji. Co za tym idzie, wierzyciele spółki, która zaciągnęła długi w trakcie działania spółki w organizacji, będą mogli domagać się zwrotu wymagalnych środków nie tylko od spółki, ale również osób ją reprezentujących, bez konieczności udowadniania winy w ich działaniu ani ustalania rzeczywiście poniesionej szkody, jak to ma miejsce w przypadku regulacji dotyczącej fundacji rodzinnej.

4. Zwolnienie z odpowiedzialności osób reprezentujących fundację rodzinną / spółkę z o.o. w organizacji

Zarówno Ustawa o fundacji rodzinnej jak i Kodeks spółek handlowych przewiduje zwolnienie z odpowiedzialności osób reprezentujących fundację rodzinną / spółkę z o. o. w organizacji.

W przypadku fundacji rodzinnej w organizacji odpowiedzialność fundatora lub pełnomocnika fundacji rodzinnej w organizacji ustaje z chwilą zatwierdzenia ich czynności uchwałą zarządu, a w przypadku czynności zarządu – z chwilą zatwierdzenia jego czynności przez podmiot określony w statucie (w praktyce najczęściej jest to zgromadzenie beneficjentów).

W przypadku zaś spółki z o.o. odpowiedzialność zarządu lub pełnomocnika spółki za zobowiązania spółki z o.o. w organizacji ustaje z chwilą zatwierdzenia czynności przez zgromadzenie wspólników.

Biorąc pod uwagę powyższe, zatwierdzenie czynności zarządu spółki z o.o. działającego w imieniu spółki w organizacji odbywa się zazwyczaj wraz z zatwierdzeniem pierwszego roku obrotowego i udzieleniem absolutorium dla zarządu przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. Co za tym idzie, nawet gdy członkowie zarządu zapomną o możliwości zatwierdzenia ich czynności, dzieje się to co do zasady automatycznie wraz z udzieleniem im absolutorium. Taka sytuacja nie zachodzi jednak w przypadku fundacji rodzinnej.

W sytuacji fundacji rodzinnej, absolutorium w ramach czynności dotyczących zatwierdzenia roku obrotowego udzielane jest zarządowi przez Zgromadzenie Beneficjentów. Co za tym idzie, w celu zwolnienia z odpowiedzialności osób reprezentujących fundację rodzinną w organizacji konieczne będzie odrębne zwołanie posiedzenia zarządu, który podejmie uchwałę o zatwierdzeniu czynności osób działających w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji lub innego organu odpowiedniego do zatwierdzenia czynności zarządu (może nim być zgromadzenie beneficjentów – wtedy odpowiednio do spółki z o.o. w organizacji, rolę zatwierdzenia czynności pełnić może absolutorium). Ważne, aby uchwała taka została zaprotokołowana.

Podobnie jak przy udzieleniu absolutorium w ramach zatwierdzenia czynności zarządu spółki z o.o. w organizacji nie zachodzi potrzeba wymienienia czynności ulegających zatwierdzeniu. Ponieważ osoby odpowiedzialne za reprezentację fundacji rodzinnej w organizacji podejmują nierzadko wiele czynności w jej imieniu, byłoby to nie tylko zbędne, ale często niemożliwe. Mogłoby to powodować także problemy, gdyby np. członkowie zarządu zapomnieli ująć jedną z czynności wykonywanych w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji, co wskazywałoby na to, że pominięta czynność nie została zatwierdzona.

Należy jednak pamiętać, że zatwierdzenie czynności przez zarząd / zgromadzenie wspólników / inny organ wskazany przez fundatora, wyłącza jedynie odpowiedzialność wewnętrzną wobec spółki bądź fundacji rodzinnej. Wciąż wiążąca będzie odpowiedzialność wynikająca z przepisów Kodeksu cywilnego wobec zewnętrznych podmiotów.

ZDANIEM AUTORÓW

Działając zarówno w imieniu fundacji rodzinnej w organizacji jak i spółki z o.o. w organizacji warto pamiętać, że z wykonywanymi czynnościami wiąże się odpowiedzialność – wewnętrzna, wobec reprezentowanego podmiotu, jak również zewnętrzna, względem innych osób. Pewien ciężar z barków osób reprezentujących podmioty w organizacji zdjąć może jednak zatwierdzenie ich czynności po zarejestrowaniu fundacji rodzinnej albo spółki z o.o. Pozwoli to uniknąć osobom działającym w imieniu omawianych podmiotów niepotrzebnych zmartwień oraz zapobiegnie powstaniu wszelkich niedomówień w relacjach wewnętrznych.

Artykuł opublikowany 10.01.2025 w Rzeczpospolitej