Nowe zasady odbywania zgromadzenia wspólników

Nowelizacja kodeksu spółek handlowych wprowadziła od 1 marca istotną zmianę, albowiem dodaje „§ 4” do art. 235 KSH. Zgodnie z jego treścią zwołujący ma prawo odwołania zgromadzenia wspólników, przy czym, jeśli to wspólnik lub wspólnicy zażądali zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, to tylko oni mają wyłączne prawo jego odwołania. Wprowadzona zmiana spotkała się z głosami krytyki, gdyż nie precyzuje w jaki sposób dokładnie zgromadzenie powinno zostać odwołane. W związku z tym, w praktyce zmiana może wywołać bardzo duże problemy korporacyjne.

W uzasadnieniu projektu ustawy wprowadzającej zmiany, ustawodawca wskazuje, że powodem nowelizacji była potrzeba wyjaśnienia wątpliwości kto jest uprawniony do odwołania zwołanego zgromadzenia, gdyż dotychczasowe regulacje nie rozstrzygały tej kwestii. Według ustawodawcy, umożliwienie odwołania zgromadzenia wspólników przez organ, który je zwołał, zapobiegnie potencjalnym sporom korporacyjnym. Wprowadzone przez ustawodawcę rozwiązanie opiera się jedynie częściowo na stanowisku zajętym w tej kwestii przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 kwietnia 2009 r. sygn. II CSK 604/08. Zatem wskazując tylko kto może odwołać zgromadzenie, nie rozstrzyga ostatecznie o mechanizmie przeprowadzenia odwołania.

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu powyższego wyroku, przywołuje dwa stanowiska znane doktrynie. Zgodnie z jednym ze stanowisk, odwołanie zgromadzenia może zostać dokonane tylko przez podmiot, który je zwołał, a dodatkowo musi on dokonać tego w takim samym trybie jak wcześnie zwołał zgromadzenie. W przypadku kiedy zastosowanie do odwołania takiego samego sposobu, w jaki ogłoszono zwołanie zgromadzenia, jest niemożliwe, wówczas należy dopuścić także ewentualność jego odwołana za pomocą tych środków, które zapewnią uzyskanie przez wspólników czy akcjonariuszy tej informacji.

Według innego, bardziej restrykcyjnego stanowiska, zwołanie zgromadzenia przez spółkę stanowi złożenie przez nią oświadczenia woli. Oświadczenie woli może zostać odwołane tylko w trybie uregulowanym w art. 61 zdanie drugie KC. Odwołanie powinno więc po pierwsze dotrzeć do adresata jednocześnie lub wcześniej od oświadczenia o zwołaniu zgromadzenia, a drugie odwołanie jest możliwe jedynie za zgodą adresata, jeżeli dotarło już do niego oświadczenie o zwołaniu zgromadzenia.

W związku z powyższym, pomimo wprowadzenia przepisu rozstrzygającego kto może odwołać zgromadzenie, sam brak sprecyzowania procedury odwołania powoduje wielką niepewność. Nowy przepis nie rozstrzyga o terminie i formie odwołania zgromadzenia wspólników. Zatem zgromadzenie może być odwołane nawet w ostatniej chwili, co może być nadużywane jako instrument uzyskania przewagi w spółkach, w których jest konflikt. Ustalony tryb zwołania służy zabezpieczeniu praw wspólników. Zgromadzenie może być zwoływane lub odwoływane, a informacje docierają tylko do części wspólników, gdyż jedni z nich uczestniczą w zgromadzeniu, a inni już nie. Zatem powstaje duże ryzyko naruszenia praw wspólników. Co więcej, ustawodawca nie przewidział możliwości posłużenia się przez analogię przepisami o zwołaniu zgromadzenia.

Ponadto, w związku ze zmianami możliwe będzie np. podejmowanie wszystkich uchwał przez wspólników na odległość, w trybie obiegowym. Dotychczas w ten sposób nie mogły być podejmowane tzw. uchwały końcowo-roczne, uchwalane przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. W trybie pisemnym w dalszym ciągu nie mogą być podejmowane m.in. uchwały rozstrzygane w sposób tajny.

W związku z wprowadzeniem powyższej zmiany, wspólnicy nie będą już musieli się obowiązkowo spotykać na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, które co roku odbywa się w celu zatwierdzenia na nim sprawozdania finansowego i na którym podejmowane są uchwały w sprawie udzielenia absolutorium. Wymagane uchwały będzie można podjąć bez odbywania zgromadzenia, w formie pisemnej. Bez odbycia zgromadzenia wspólników będą mogli powziąć uchwały, jeżeli (i) wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo (ii) wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na głosowanie pisemne.

W pierwszym przypadku, dla załatwienia sprawy bez zwoływania zgromadzenia wspólników wymagana jest jednomyślność wspólników. Wszyscy wspólnicy muszą wyrazić zgodę na piśmie, na uchwałę, która ma zostać podjęta. W praktyce to wygląda tak, że spółka może wysłać każdemu ze wspólników uchwałę, a następnie każdy ze wspólników podpisuje się pod oświadczeniem, że wyraża zgodę na podjęcie uchwały o tej treści. Następnie wspólnicy odsyłają uchwałę do spółki, przy czym można wysyłać wspólnikom po kolei tą samą uchwałę, pod którą podpiszą się wszyscy wspólnicy, co oznacza, że zostaje ona podjęta.

W drugim przypadku, najpierw wszyscy wspólnicy muszą się zgodzić na piśmie, na pisemne głosowanie nad uchwałą, co oznacza, że każdy wspólnik może taką zgodę przesłać spółce. Następnie, odbywa się właściwe pisemne głosowanie, podczas, którego do wspólników wysyłane są uchwały, na których oddają oni głos na piśmie i je odsyłają. W tym przypadku, jednomyślność nie jest już wymagana, zaś uchwała podejmowana jest wymaganą przez ustawę lub umowę spółki większością głosów.

Jedyny wyjątek stanowią sprawy objęte tajnym głosowaniem, gdyż pisemne głosowanie nie daje warunków do zapewnienia jego tajności. Zatem pisemne głosowanie nie może być przeprowadzone np. w celu wyboru nowego członka zarządu.

Dodatkowo, wprowadzając zmiany, w nowym brzmieniu art. 243 § 2 KSH, zaznaczono konieczność każdorazowego dołączenia pełnomocnictwa do reprezentowania wspólnika na zgromadzeniu wspólników do księgi protokołów, przy czym wskazano, że wystarczy dołączenie kopii pełnomocnictwa.