Fundacje rodzinne: ostatni dzwonek na złożenie sprawozdania finansowego
Ostateczny termin na zatwierdzenie sprawozdania dla większości fundacji rodzinnych mija 30 czerwca. Niezgłoszenie sprawozdania finansowego w terminie może skutkować dolegliwymi konsekwencjami.
Choć ustawa o fundacji rodzinnej obowiązuje od 22 maja 2023 roku, dla wielu fundacji rodzinnych bieżący rok jest pierwszym, w którym są one zobowiązane do zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz złożenia dokumentów do sądu. Warto dopełnić ją w sposób prawidłowy. W artykule tłumaczymy, które fundacje są zobligowane do zatwierdzenia i złożenia dokumentów finansowych, jak powinny to zrobić oraz opisujemy konsekwencje, jakie mogą ponieść podmioty zaniedbujące ten obowiązek.
- Kogo dotyczy obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, osoba prawna – a zatem również fundacja rodzinna – ma obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Dotyczy to zarówno fundacji założonych w 2023 r., które składały już w zeszłym roku sprawozdanie finansowe, tych które wydłużyły swój pierwszy rok obrotowy do końca 2024 roku, jak i fundacji rodzinnych założonych w 2024 roku, którym pierwszy rok obrotowy kończył się wraz z jego upływem.
Sprawozdanie to powinno w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego zostać zatwierdzone przez zgromadzenie beneficjentów. W praktyce oznacza to, że każda fundacja rodzinna, której rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2024 roku, powinna najpóźniej do końca czerwca 2025 roku przeprowadzić zgromadzenie beneficjentów, na którym podjęte zostaną m.in. uchwały o:
- zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
- przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty;
- udzieleniu absolutorium dla członków zarządu i rady nadzorczej fundacji.
Nie są to oczywiście jedyne sprawy, które mogą być podniesione na zgromadzeniu beneficjentów. Poza kwestiami dotyczącymi bieżącego funkcjonowania fundacji rodzinnej, konieczne może okazać się powołanie audytora do zbadania kolejnego rocznego sprawozdania finansowego, gdy w wyniku spełniania ustawowych przesłanek sprawozdanie fundacji rodzinnej będzie podlegać obowiązkowemu badaniu.
Przed odbyciem zgromadzenia beneficjentów warto przypomnieć sobie także treść ustawy o fundacji rodzinnej oraz statutu fundacji regulujących szczegółowe warunki zwołania, ważności oraz prawidłowego przeprowadzenia zgromadzenia.
Tym bardziej, że w ustawie o fundacji rodzinnej próżno szukać odpowiednika art. 240 Kodeksu spółek handlowych, który pozwala odbyć zgromadzenie bez jego uprzedniego zwołania. Oznacza to każdorazową konieczność zawiadomienia wszystkich członków zgromadzenia beneficjentów, gdy postanowienia statutu nie zawierają odmiennych reguł. Co ciekawe, ustawa o fundacji rodzinnej, inaczej niż Kodeks spółek handlowych nie określa minimalnego terminu na zwołanie zgromadzenia – warto aby materia ta została uregulowana w statucie.
Choć zgromadzenie beneficjentów zgodnie z ustawą jest ważne niezależnie od liczby reprezentowanych na nim głosów, to jednak na przeszkodzie może stać statut fundacji uzależniający możliwość podejmowania przez ten organ uchwał np. od konkretnego kworum. Poza ustaleniami dotyczącymi ważności zgromadzenia statut może przewidywać też m.in.:
- tryby i termin zwołania zgromadzenia beneficjentów;
- większości wymagane do podejmowania uchwał ;
- zasady dotyczące podziału zysku;
- szczegółowe warunki dotyczące głosowania (liczbę głosów przypadających na danego członka zgromadzenia beneficjentów, itp.)
Niezastosowanie się do postanowień statutu może skutkować uchyleniem uchwał, zaś naruszenie reguł ustawowych – uznaniem ich nieważności od momentu podjęcia uchwał.
Warto zwrócić uwagę również na to, że żadna z ustaw nie nakłada obowiązku przygotowania ani zatwierdzania sprawozdania z działalności zarządu fundacji rodzinnej.
- Procedura zgłoszenia sprawozdania, czyli co po zatwierdzeniu?
Rejestr fundacji rodzinnych prowadzony przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim do tej pory nie został połączony ze sprawnie funkcjonującym w przypadku spółek Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).
Co za tym idzie, zarząd fundacji rodzinnej jest zobligowany do składania dokumentów finansowych do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim.
O ile w przypadku spółek złożenie dokumentów odbywa się obecnie drogą elektroniczną, szybko i bezpłatnie, z pomocą formalności związanych ze zgłoszeniem dokumentów fundacji rodzinnych można odbyć swoistą podróż w czasie. Zarząd fundacji rodzinnej zgłaszając dokumenty finansowe jest zobligowany do:
- wypełnienia papierowego formularza o zmianę danych fundacji w rejestrze;
- załączenia do wniosku elektronicznego sprawozdania finansowego za pomocą zewnętrznego nośnika – np. pendrive’a lub płyty CD, jego wydrukowanej wizualizacji i pozostałych papierowych dokumentów (jak np. protokołu zgromadzenia beneficjentów);
- fizycznego przekazania dokumentów do sądu – osobiście lub za pośrednictwem przesyłki poleconej;
- wniesienia opłaty sądowej w wysokości 250 zł (w przypadku spółek jest to obecnie całkowicie darmowe);
- oczekiwania – obecny czas rozpatrywania wniosków dot. fundacji rodzinnej wynosi nawet 8 miesięcy, co rodzi ryzyko opóźnień w aktualizacji danych fundacji w Rejestrze Fundacji Rodzinnych.
Złożenie dokumentów do sądu może oczywiście zostać zlecone także profesjonalnemu pełnomocnikowi. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że często pełnomocnictwo do rejestracji fundacji rodzinnej i dalszego dokonywania zmian danych w rejestrze w imieniu fundacji okazać się może niewystarczające. Wynika to z tego, że wniosek o rejestrację fundacji rodzinnej składa co do zasady fundator, tymczasem złożenie wniosku o zmianę danych zarejestrowanej fundacji spoczywa na zarządzie i to ten organ powinien wystawić nowe pełnomocnictwo.
Czas na złożenie opisanych dokumentów finansowych do sądu w Piotrkowie Trybunalskim to 15 dni od daty podjęcia uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
- Jak powinien zachować się zarząd fundacji w sytuacji braku zatwierdzenia sprawozdania finansowego w terminie?
Może się zdarzyć, że z różnych powodów zgromadzenie beneficjentów nie będzie mogło odbyć się w ustawowym terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W takiej sytuacji zarząd powinien złożyć do Rejestru Fundacji Rodzinnych niezatwierdzone sprawozdanie finansowe w terminie 15 dni po upływie terminu na jego zatwierdzenie. W przypadku gdy termin na zatwierdzenie upływa z dniem 30 czerwca 2025 roku, to takie niezatwierdzone sprawozdanie finansowego należy złożyć do 15 lipca 2025 roku. Jeżeli ostatecznie dojdzie do zatwierdzenia sprawozdania finansowego – takie zatwierdzone sprawozdanie należy także złożyć do Rejestru Fundacji Rodzinnych. Termin na wypełnienie tego obowiązku wynosi 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
- Konsekwencje niezgłoszenia dokumentów finansowych przez fundację rodzinną
Niekiedy najlepszą mobilizacją do działania są ewentualne konsekwencje zaniedbania. Wie o tym również ustawodawca, który zadbał o to, żeby zobowiązane podmioty sumiennie wypełniały finansowe obowiązki sprawozdawcze.
Za brak złożenia sprawozdania finansowego zarządowi grozi grzywna albo kara ograniczenia wolności. Grzywnę wymierza się w stawkach dziennych, przy czym najniższa liczba stawek wynosi 10, zaś najwyższa 540. Stawka dzienna nie może być niższa od 10 złotych, ani też przekraczać 2 tys. zł. Kara ograniczenia wolności trwa najkrócej miesiąc, najdłużej dwa lata.
W przypadku, gdy mimo wezwań sądu zarząd fundacji rodzinnej nie złoży sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, sąd rozwiązuje fundację rodzinną bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego.
Powyższe konsekwencje nie grożą oczywiście w przypadku kilkudniowych opóźnień, lecz dotyczą rażących zaniedbań połączonych z brakiem odpowiedzi na wezwania sądu.
- Podsumowanie
Zarządzając fundacją rodzinną nie warto odkładać obowiązków sprawozdawczych na ostatnią chwilę. Termin zatwierdzenia sprawozdania mija z końcem czerwca, a na złożenie dokumentów w sądzie pozostaje jedynie kolejnych 15 dni. Przekroczenie określonego terminu może skutkować nie tylko wezwaniami z sądu, ale w rażących przypadkach nawet odpowiedzialnością karną i rozwiązaniem fundacji bez likwidacji.
Konrad Sawczuk, aplikant radcowski w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
Michał Boryczka, radca prawny w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska