Doręczenia elektroniczne – nowe obowiązki po stronie przedsiębiorców

DORĘCZENIA ELEKTRONICZNE – NOWE OBOWIĄZKI PO STRONIE PRZEDSIĘBIORCÓW

W październiku 2020 roku pisaliśmy o nowej regulacji dotyczącej e-doręczeń. Nowe przepisy wejdą w życie na mocy ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz. 2320) („u.d.e.”) opublikowanej 18 listopada 2020 r. Jej celem jest przede wszystkim usprawnienie kontaktów pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi, poprzez wprowadzenie doręczeń elektronicznych jako głównego i domyślnego narzędzia obiegu korespondencji. System doręczeń elektronicznych ma zastąpić tradycyjne przesyłki rejestrowane tj. listy polecone.

Doręczenie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie zatem wywierać skutek prawny równoważny do tradycyjnego doręczenia korespondencji.

Planowo u.d.e. ma wejść w życie w dniu 1 lipca 2021 r., jednak zmiany mają być wprowadzane stopniowo, obejmując w pierwszej kolejności wybrane kategorie podmiotów. Co ważne, jedną z pierwszych grup zobowiązanych do zastosowania nowej regulacji będą również przedsiębiorcy wpisani do KRS.

KIEDY I KOGO ZACZNĄ OBOWIĄZYWAĆ ZMIANY WPROWADZONE U.D.E.?

Zmiany będą obejmować stopniowo określone grupy podmiotów poczynając od podmiotów zaufania publicznego, podmiotów publicznych, a także podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS.

Zgodnie z art. 166 pkt 5) u.d.e. określone podmioty, tj. m.in. wykonujący zawód adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi, doradcy restrukturyzacyjni, notariusze czy komornicy a także podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego będą obowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Oznacza to, że przedsiębiorcy wpisani do KRS – w przeciwieństwie do przedsiębiorców prowadzących działalność na podstawie wpisu do CEIDG (których ten obowiązek będzie dotyczył dopiero od 1 października 2026 r.) – będą zobowiązani do utworzenia i posiadania adresu do doręczeń elektronicznych już od 1 października 2021 r.

JAKIE OBOWIĄZKI U.D.E. NAKŁADA NA PRZEDSIĘBIORCÓW?

• posiadanie specjalnego adresu elektronicznego

Zamiast dotychczasowego sposobu tworzenia i wysyłania korespondencji, przedsiębiorcy będą obligatoryjnie korzystać z aplikacji e-Doręczenia, pozwalającej na wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej będącej odpowiednikiem rejestrowanej przesyłki pocztowej (poleconej lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).

Do skorzystania z ww. aplikacji niezbędne będzie posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (przy czym nie będzie to zwykły adres e-mail, a specjalny adres poczty elektronicznej). Przedsiębiorcy mogą wybrać czy chcą posługiwać się adresem do doręczeń elektronicznych powiązanym z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. adresem publicznym) czy też adresem do doręczeń elektronicznych powiązanym z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. adresem od dostawcy kwalifikowanego).

Świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wykonuje wyznaczony operator, którym do końca 2025 roku będzie Poczta Polska S.A.
Specjalny adres elektroniczny można będzie utworzyć na 2 sposoby:

do utworzenia adresu publicznego konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku do ministra właściwego do spraw informatyzacji
Wniosek o utworzenie tego adresu jest składany z wykorzystaniem usługi online udostępnianej m.in. podmiotom wpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Po utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych minister właściwy ds. informatyzacji przyporządkowuje do tego adresu skrzynkę do doręczeń.

Warto wskazać, że w przypadku podmiotów, które dopiero będą rejestrować się jako przedsiębiorcy w KRS bądź CEIDG – utworzenie adresu publicznego będzie dokonywać się automatycznie wraz z zarejestrowaniem działalności.

jeżeli chodzi o tzw. adres od dostawcy kwalifikowanego, to aby go utworzyć należy po prostu zwrócić się do określonego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania o stworzenie takiego adresu.
Adres elektroniczny będzie również ujawniony odpowiednio w KRS bądź w CEIDG. Ponadto wszystkie adresy elektroniczne będą przechowywane w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) prowadzonej przez ministra właściwego ds. informatyzacji.

• wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń

Przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS będą obowiązani (przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będą zaś uprawnieni) do wyznaczenia specjalnej osoby – administratora skrzynki doręczeń. Jego rolą będzie przede wszystkim zarządzanie skrzynką doręczeń tj. wysyłanie i odbieranie korespondencji, zarządzanie korespondencją oraz konfigurowanie skrzynki. Administrator skrzynki doręczeń będzie również uprawniony do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych, z którym będzie powiązana dana skrzynka doręczeń. Jest to o tyle istotne, że dopiero prawidłowo przeprowadzona aktywacja skutkuje wpisaniem adresu do BAE.

Należy zaznaczyć, że u.d.e. obliguje przedsiębiorców do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, ale nie obliguje ich do wnoszenia pism za jego pośrednictwem. To oznacza, że przedsiębiorcy będą zobligowani do odbierania pism przy wykorzystaniu specjalnego adresu do doręczeń i dedykowanej temu aplikacji, jednak nie będą musieli wysyłać pism tą samą drogą.

Ponadto jednym z rozważanych zastosowań adresu do doręczeń elektronicznych może być jego wykorzystywanie również do doręczeń pomiędzy podmiotami niepublicznymi, dzięki czemu przedsiębiorcy będą mogli wysyłać do siebie nawzajem korespondencję, która będzie miała skutek listu poleconego lub listu z potwierdzeniem odbioru.