Kodeks spółek handlowych przewiduje mechanizmy chroniące zarówno spółkę z o.o. jak i jej wspólników przed niekorzystnymi decyzjami członków zarządu.
Coraz popularniejszym rozwiązaniem w praktyce spółek z o.o. staje się powoływanie wyspecjalizowanego zarządu. Może on być tworzony zarówno przez menedżerów spoza grona wspólników, jak i przez samych wspólników lub ich mieszany skład — łącząc wiedzę niektórych właścicieli z doświadczeniem zewnętrznych specjalistów. Takie rozwiązanie umożliwia efektywne zarządzanie operacyjne spółką, przy jednoczesnym zachowaniu przez wspólników kontroli właścicielskiej oraz strategicznego wpływu na kierunki rozwoju przedsiębiorstwa.
Jednakże niektórym wspólnikom sen z powiek spędza obawa, że korzystający ze swojej niezależności zarząd zacznie działać na niekorzyść spółki, wbrew interesom wspólników. W artykule wyjaśniamy, jakich decyzji zarząd nie może podejmować bez zgody wspólników, w jaki sposób można dodatkowo ograniczyć możliwości jego działania, a także czy menadżerowie zagrożeni są odpowiedzialnością inną niż odwołanie ze sprawowanej funkcji.
Jakie są kompetencje zarządu spółki z o.o. i ograniczenia ustawowe
Członkowie zarządu spółki z o.o. są uprawnieni do prowadzenia jej spraw oraz do reprezentowania spółki we wszelkich czynnościach sądowych i pozasądowych. W zależności od sposobu reprezentacji określonego w umowie spółki mogą działać indywidualnie lub łącznie np. z innym członkiem zarządu lub prokurentem.
Każdy członek zarządu może bez uprzedniej uchwały zarządu prowadzić sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Jeśli sprawa przekracza czynności zwykłego zarządu – tj. nie jest bieżącą sprawą spółki związaną z jej normalnym funkcjonowaniem – albo gdy inny członek zarządu sprzeciwi się załatwieniu danej sprawy, konieczna jest uprzednia uchwała zarządu.
Ponadto ustawodawca przewidział w Kodeksie spółek handlowych także szereg innych ograniczeń, mających na celu ochronę zarówno samej spółki z o.o. jak i jej wspólników przed potencjalnie niekorzystnymi działaniami członków zarządu.
Co oznacza obowiązek lojalności
Wbrew pozorom, członkowie zarządu nie działają w interesie wspólników. Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych każdy z nich obowiązany jest do lojalnego i starannego działania przy wykonywaniu wszelkich czynności związanych z zarządzaniem spółką. W ramach każdej z nich członkowie zarządu powinni kierować się wyłącznie interesem spółki. Co nie mniej istotne, interes spółki nie zawsze musi być tożsamy z interesem wspólników – w tym nawet większościowego.
Kiedy zachodzi sprzeczność interesów członka zarządu
W toku prowadzenia spraw spółki, członek zarządu może znaleźć się w sytuacji konfliktu interesów. Konflikt ten dotyczyć może także jego współmałżonka, krewnych, powinowatych do drugiego stopnia oraz wszelkich innych osób, z którymi jest on powiązany osobiście. Przykładowo, konflikt interesów może wystąpić, gdy spółka ma zawrzeć umowę z firmą prowadzoną przez współmałżonka członka zarządu, albo gdy decyzja zarządu miałaby pośrednio wpłynąć na wartość majątku osoby mu bliskiej.
W takich sytuacjach, członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów pozostałym członkom zarządu, a w przypadku zarządu jednoosobowego, np. zgromadzeniu wspólników, oraz powstrzymać się z wykonaniem danej czynności. Warto przy tym podkreślić, że – zdaniem większości doktryny – czynność dokonana przez członka zarządu pomimo konfliktu interesów nie jest nieważna. Może jednak skutkować jego odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec spółki jeśli wyrządzi jej szkodę.
Jakie są konsekwencje naruszenia zakazu konkurencji
Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych członek zarządu bez zgody organu uprawnionego do powołania zarządu (zazwyczaj będzie to zgromadzenie wspólników) nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec spółki. Nie może być również wspólnikiem w konkurencyjnej spółce cywilnej oraz spółkach osobowych. Podobnie, objęte zakazem jest posiadanie więcej niż 10 proc. udziałów/akcji w zajmujących się konkurencyjną działalnością spółkach kapitałowych, posiadanie prawa do powołania w nich co najmniej jednego członka zarządu, jak i zasiadania w organach takich podmiotów.
Naruszenie zakazu konkurencji – poza sankcją w postaci odwołania z pełnionej funkcji – może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą członka zarządu wobec spółki, o ile swoim działaniem wyrządzi jej szkodę.
Jakie ograniczenia przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu
Przepisy kodeksu spółek handlowych w sposób szczegółowy regulują tryb zawierania umów z członkiem zarządu. W takich przypadkach spółka nie może być reprezentowana przez zarząd, lecz przez radę nadzorczą (o ile została ustanowiona) lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Celem tego rozwiązania jest ograniczenie ryzyka konfliktu interesów oraz ochrona spółki – a pośrednio także jej wspólników – przed nielojalnym działaniem menadżera.
PRZYKŁAD
Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy zawierana jest umowa o pracę albo kontrakt menedżerski z członkiem zarządu lub też chce on zawrzeć ze spółką umowę o świadczenie usług doradczych lub sprzedaży własnych aktywów. Jeżeli taka umowa zostałaby podpisana przez innego członka zarządu lub prokurenta, czynność byłaby nieważna z mocy prawa.
W doktrynie oraz orzecznictwie istnieją rozbieżne stanowiska co do możliwości sanowania (naprawienia) wadliwie zawartej umowy. Dlatego zawierając jakiekolwiek umowy pomiędzy spółką z członkiem jej zarządu, należy zachować najwyższą staranność.
Które umowy wymagają odrębnej zgody wspólników
Poza wskazanymi powyżej ograniczeniami, niektóre decyzje zarządu wymagają – zgodnie z przepisami kodeksu spółek albo umową spółki – zgody wspólników. Jest to jeden z istotnych mechanizmów kontroli właścicielskiej, pozwalający wspólnikom zachować wpływ na najważniejsze decyzje w spółce.
PRZYKŁAD
Z mocy przepisów prawa zgoda zgromadzenia będzie każdorazowo niezbędna przy zbyciu i wydzierżawieniu przedsiębiorstwa należącego do spółki, jego zorganizowanej części, a także przy ustanowieniu na nim ograniczonego prawa rzeczowego (np. zastawu). O ile umowa spółki nie stanowi inaczej, analogicznego wymogu należy dochować przy zbywaniu oraz nabywaniu nieruchomości, użytkowania wieczystego lub przy ustanowieniu na nich ograniczonego prawa rzeczowego (np. hipoteki).
Zgoda wspólników ustawowo wymagana będzie ponadto na nabycie – w ciągu dwóch lat od rejestracji spółki – środków trwałych lub nieruchomości, za cenę przekraczającą 1/4 kapitału zakładowego, lecz nie niższą niż 50 tys. złotych. Konieczność uzyskania zgody wyłączyć można w tym przypadku jedynie, gdy zawarcie przedmiotowej umowy przewidziano wprost w umowie spółki.
Kolejnym narzędziem kontroli jest obowiązek uzyskania zgody wspólników na zawarcie umów, których wartość przekracza dwukrotność kapitału zakładowego. Jest to przepis dyspozytywny, co oznacza, że można go wyłączyć lub zmodyfikować w umowie spółki. W praktyce często tak się właśnie dzieje – wspólnicy określają w umowie spółki inny próg istotności, którego przekroczenie wymaga pozyskania ich zgody. Wynika to z tego, iż zazwyczaj w spółkach z o.o. mamy do czynienia z niskim kapitałem zakładowym, i w takiej sytuacji konieczność częstego występowania o zgodę wspólników nawet przy relatywnie niewielkich transakcjach mogłoby prowadzić do paraliżu w funkcjonowaniu spółki.
Poza powyższym, zarząd sp. z o.o. nie może – bez zgody zgromadzenia wspólników – zawrzeć umowy kredytu, pożyczki, poręczenia, lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, jak i na rzecz wskazanych osób.
Poza ustawowymi ograniczeniami, umowa spółki może wprowadzać także dodatkowe wymogi uzyskiwania zgody wspólników na określone czynności zarządu np. zbywanie, nabywanie lub obciążanie praw własności intelektualnej lub przemysłowej lub innych składników majątku. Dozwolone jest także podejmowanie przez wspólników uchwał zawierających instrukcje dotyczące konkretnych działań zarządu. Należy jednak pamiętać, że nie są one wiążące w zakresie reprezentacji spółki wobec zewnętrznych podmiotów, a ich naruszenie wiązać się będzie jedynie z odpowiedzialnością wewnętrzną członków zarządu wobec spółki.
Jakie są skutki decyzji zarządu sprzecznej z ustawą lub umową spółki?
Ulgą dla wielu ze wspólników może być fakt, że czynności zarządu, dla których Kodeks spółek handlowych wymaga zgody określonego organu, a które zostały podjęte bez jej uzyskania, są nieważne. Uzdrowić taką czynność może jednak tzw. następcze zatwierdzenie, o ile nastąpi w ciągu 2 miesięcy od dokonania danej czynności.
Inaczej jest w przypadku gdy wymóg uzyskania zgody wynika z umowy spółki. Wówczas sama czynność pozostaje w mocy, natomiast członkowie zarządu mogą ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki, o ile dojdzie do wyrządzenia jej szkody.
Z podobną sytuacją mamy do czynienia, gdy umową spółki przeniesiono kompetencję do wyrażenia zgody z jednego organu na inny (np. zamiast zgromadzenia wspólników, uprawniona stała się rada nadzorcza). Brak uzyskania zgody w takim przypadku nie skutkuje nieważnością czynności, lecz rodzi ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej zarządu.
Warto także pamiętać, że pomimo ustawowego wymogu uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego – brak jej uzyskania nie prowadzi do nieważności transakcji, lecz jedynie do odpowiedzialności odszkodowawczej członków zarządu.
Odpowiedzialność za działanie na szkodę spółki – kiedy zarząd ponosi odpowiedzialność?
Jak wspomnieliśmy powyżej, za działanie sprzeczne z zasadą lojalności wobec spółki, w tym niezgodne z przepisami, członkowie zarządu mogą ponieść nie tylko odpowiedzialność organizacyjną, lecz również odszkodowawczą wobec spółki.
W tym przypadku, konieczne jednak będzie udowodnienie przez spółkę członkowi zarządu wystąpienia określonej szkody oraz wykazanie nieprawidłowego działania lub zaniechania członka zarządu. Co więcej, konieczne będzie także udowodnienie związku przyczynowego między niezgodnym z prawem lub umową bądź uchwałą wspólników działaniem/zaniechaniem członka zarządu a poniesieniem przez kierowany podmiot szkody.
Na pozwanym członku zarządu ciążyć będzie zaś konieczność ewentualnego wykazania, że w toku czynności nie poniósł on winy poprzez np. udowodnienie, że w toku prowadzonych czynności kierował się zasadą tzw. business judgement rule tj. działał w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Warto pamiętać także o tym, że ustawodawca przewidział możliwość wniesienia bezpośrednio przez każdego ze wspólników pozwu przeciwko działającego na jej szkodę członka zarządu. Jest to możliwe, gdy spółka nie wytoczyła odpowiedniego powództwa w terminie roku od dnia ujawnienia czynu wyrządzającego jej szkodę.
Co więcej, możliwe jest również pociągniecie do odpowiedzialności na zasadach ogólnych członka zarządu działającego wbrew interesom spółki przez jej wspólników lub wierzycieli.
Szkoda wyrządzona spółce może mieć dla członka zarządu także znaczne konsekwencje karne. W razie wyrządzenia spółce szkody o wysokości co najmniej 200 tys. złotych bądź sprowadzenia bezpośredniego niebezpieczeństwa wyrządzenia takiej szkody (to znaczy, gdy jest ona wysoce prawdopodobna i zaistniałaby ona, gdyby nie ingerencja innego podmiotu) każdy ze wspólników spółki może wystąpić z wnioskiem o wszczęcie postępowania wobec odpowiedzialnego członka zarządu.
W podstawowym przypadku omawiany czyn zabroniony podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Gdyby zaś nie doszło do szkody, lecz wystąpiło jedynie wysokie prawdopodobieństwo jej zaistnienia bądź członek zarządu działał nieumyślnie, przewidziano karę pozbawienia wolności do lat 3. W przypadku kiedy członek zarządu działał w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, grozi mu z kolei nawet do 8 lat pozbawienia wolności. Najcięższa zaś kara grozi członkowi zarządu, który doprowadził do szkody spółki o wartości co najmniej 1 mln zł, gdyż wtedy może czekać go nawet 10 lat pozbawienia wolności.
Podsumowanie
Zarząd spółki z o.o. korzysta z istotnej autonomii w prowadzeniu jej spraw, ale nie jest organem poza kontrolą wspólników. Zarówno przepisy prawa, jak i postanowienia umowy spółki dają im szeroki wachlarz narzędzi nadzorczych oraz możliwość egzekwowania odpowiedzialności w przypadku nadużyć.
Dlatego powołanie zewnętrznego zarządu – choć wiąże się z oddaniem sterów – wcale nie musi oznaczać utraty wpływu. Wręcz przeciwnie: przy odpowiednio skonstruowanej umowie spółki i świadomym nadzorze właścicielskim może stać się kluczem do dynamicznego rozwoju firmy przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa. W końcu dobrze zaprojektowany system kontroli to nie hamulec, lecz ster – pozwalający płynnie i bezpiecznie prowadzić spółkę, zwłaszcza przy znacznej prędkości wzrostu.
Michał Boryczka – radca prawny w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
Konrad Sawczuk – aplikant radcowski w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska