Alert prawny – Ostatni etap wdrażania pracowniczych planów kapitałowych „PPK”

Zbliża się termin zakończenia ostatniego etapu wdrażania pracowniczych planów kapitałowych („PPK”). Mikroprzedsiębiorcy na zawarcie wymaganych umów mają czas do 10 maja 2021 r.

PPK jest to ogólnopolski program rządowy, którego założeniem jest długoterminowe oszczędzanie pracujących Polaków w celu zabezpieczenia emerytalnego na przyszłość w związku z niskimi świadczeniami emerytalnymi. W ramach uczestnictwa w Programie, pracownik raz w miesiącu odprowadza część swojego wynagrodzenia za pracę na rachunek prowadzony przez wybraną przez pracodawcę instytucję finansową. Drugą część wpłaty finansuje pracodawca, a raz do roku dokłada się również państwo poprzez tzw. „wpłatę roczną”.

Z dniem 1 stycznia 2021 r. rozpoczął się IV – ostatni już etap wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych („PPK”) przez polskich przedsiębiorców. Wciąż jednak niewiele małych firm jest świadomych konieczności ich wprowadzenia w swoich strukturach. Mikroprzedsiębiorcy mogą być co prawda zwolnieni z powyższego obowiązku, jednak tylko pod warunkiem, o którym mowa w dalszej części niniejszego alertu.

IV ETAP WDRAŻANIA – DO KOGO JEST SKIEROWANY?

Ostatni IV etap wdrażania PPK rozpoczął się z dniem 1 stycznia bieżącego roku. Jest on skierowany do najmniejszych firm zatrudniających mniej niż 20 pracowników oraz jednostek sektora finansów publicznych (urzędy, szkoły itp.) – a więc do tych wszystkich, którzy na wcześniejszych etapach nie mieli obowiązku wdrażania PPK w swoich podmiotach.

Na skutek wprowadzenia PPK po stronie pracodawców pojawiły się liczne nowe obowiązki w tym m.in. konieczność wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK u danego podmiotu.
Z perspektywy pracodawcy, dokonanie wyboru odpowiedniej instytucji finansowej jest o tyle ważne, że to właśnie z wybraną instytucją finansową pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK.

ZAWIERANIE UMÓW Z INSTYTUCJĄ FINANSOWĄ

UMOWA O ZARZĄDZANIE PPK – umowa zawierana pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową w postaci elektronicznej
Pracodawca, w pierwszej kolejności, spośród instytucji wpisanych do ewidencji PPK musi wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzać w jego firmie PPK.

Pracodawca jest obowiązany dokonać powyższego wyboru w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a w sytuacji gdy taka w danym podmiocie nie istnieje – w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w tym podmiocie (zgodnie z art. 7 ust. 3-4). Wiele małych firm nie ma w swoich strukturach skonkretyzowanych procedur dokonywania takich ustaleń, co jednak nie zwalnia ich z obowiązku ich przeprowadzenia. Nawet w sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia wyłącznie jednego pracownika, musi z nim uzgodnić dokonanie wyboru instytucji finansowej. Dopiero w sytuacji, gdy na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie osiągnięto porozumienia z pracownikami w tej kwestii, wybiera on samodzielnie instytucję finansową, mając jednak na uwadze m.in. najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Umowę o zarządzanie podmiot zatrudniający zawiera nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym przypada termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pierwszej osoby.

UMOWA O PROWADZENIE PPK – umowa zawierana przez pracodawcę, w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych;
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Obowiązek zawarcia takiej umowy jest uzależniony od wieku danego zatrudnionego. W imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w wieku:

18 – 55 lat – pracodawca jest obowiązany do zawarcia umowy o prowadzenie PPK;
55 – 70 lat – pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK wyłącznie na ich wniosek;
powyżej 70 roku życia – nie zawiera się umowy o prowadzenie PPK.
Umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, od którego dany podmiot jest zobowiązany stosować się do przepisów ustawy o PPK – w imieniu i na rzecz wszystkich osób będących w tym dniu osobami zatrudnionymi, chyba że określona osoba przed upływem tego terminu złoży deklarację o rezygnacji.

TERMINY ZAWARCIA UMÓW:

Dla jednostek sektora finansów publicznych:

umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do dnia 26 marca 2021 r.;
umowa o prowadzenie PPK – najpóźniej do dnia 10 kwietnia 2021 r.;
Dla pozostałych podmiotów:

umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do dnia 23 kwietnia 2021 r.;
umowa o prowadzenie PPK – najpóźniej do dnia 10 maja 2021 r.;
KTO NIE MA OBOWIĄZKU UTWORZENIA PPK ?

Zgodnie z ustawą o PPK, podmiot zatrudniający zawiera z określoną instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę, w imieniu i na rzecz której jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Niektóre podmioty, zostały przez ustawodawcę zwolnione z ww. obowiązku.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 – ustawy o PPK nie stosuje się do:

1. Mikroprzedsiębiorcy o którym o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (a więc przedsiębiorcy, który w co najmniej jednym roku z ostatnich dwóch lat spełniał łącznie następujące warunki: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Należy jednak pokreślić, że nie jest to zwolnienie „na stałe”, ponieważ obowiązuje ono mikroprzedsiębiorcę tylko do dnia, w którym jedna z osób zatrudnionych złoży wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, bądź do dnia, w którym mikroprzedsiębiorca zatrudni osobę, która nie złoży deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. W związku z tym, w sytuacji gdy choć jeden z pracowników rozmyśli się i ostatecznie zdecyduje się przystąpić do PPK, albo nowy pracownik nie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK – na pracodawcy będą ciążyć obowiązki związane z wprowadzeniem PPK.

2. Samozatrudnionego, czyli osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób będących osobami zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o PPK.
3. Podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.
4. Ponadto, pod warunkiem, że naliczają i odprowadzają one składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, oraz że do PPE przystąpiło u takiego pracodawcy co najmniej 25% osób zatrudnionych.

NIEDOPEŁNIENIE PRZEZ PRACODAWCĘ OBOWIĄZKÓW ZWIĄZANYCH Z PPK

W przypadku, gdy zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, może zostać nałożona na niego kara grzywny w wysokości do 1,5 % funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym. Zgodnie zaś z art. 107 ustawy o PPK, w sytuacji niedopełnienia przez pracodawcę obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej w przewidzianym terminie – podlega on karze grzywny w wysokości od 1.000 zł do 1.000.000 zł.

Podsumowując, mając na względzie powyższe, warto jak najszybciej podjąć działania zmierzające do wdrożenia PPK w swojej strukturze, bądź zweryfikować czy ciążą na nas jako na pracodawcach obowiązki związane z jego wdrożeniem. Z pewnością jest to odpowiedni czas, aby zastanowić się nad wyborem odpowiedniej instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK w naszej strukturze.