Tax Alert: Formalności a preferencje podatkowe – rola oświadczenia płatnika

Polskie podmioty, które nabywają od zagranicznych kontrahentów licencje, pożyczki lub wypłacają im dywidendę, muszą zmierzyć się z licznymi obowiązkami w zakresie podatku u źródła (WHT). Od kilku lat jednym z takich obowiązków jest również stosowanie mechanizmu pay and refund.

Jeżeli polski podmiot (płatnik) wypłaca wskazane wyżej należności na rzecz zagranicznego podmiotu powiązanego (podatnika), a łączna kwota tych należności przekroczy 2 mln PLN w roku podatkowym, wówczas – nawet gdy mają zastosowanie preferencje przewidziane w ustawie o CIT lub w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania – płatnik jest zobowiązany pobrać podatek według podstawowej stawki (19% lub 20%) od nadwyżki ponad ten limit. Zapłacony podatek może zostać odzyskany, jednak procedura zwrotu jest czasochłonna.

W ustawach o podatkach dochodowych przewidziano dwa rozwiązania, które pozwalają na niestosowanie mechanizmu pay and refund – jednym z nich jest złożenie oświadczenia, w którym płatnik potwierdza możliwość zastosowania preferencji. Niedługo, tj. 2 lutego 2026 r., upłynie termin złożenia tzw. oświadczenia następczego.

1. Oświadczenie pierwotne

Płatnik, chcąc skorzystać z takiej „furtki”, składa oświadczenie, w którym deklaruje, że posiada dokumenty wymagane dla zastosowania preferencji w WHT oraz nie posiada informacji, które wskazywałyby, że istnieją okoliczności wykluczające zastosowanie preferencji.

Termin na złożenie oświadczenia upływa z końcem drugiego miesiąca po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia progu 2 mln PLN – w praktyce, jeżeli polski podmiot dokonuje np. w lipcu wypłaty dywidendy na kwotę 3 mln PLN, termin na złożenie oświadczenia pierwotnego upływa z końcem września.

Oświadczenie składa kierownik jednostki, a w przypadku np. kilkuosobowego zarządu – wyznaczony członek zarządu.

Oświadczenie, w formie elektronicznej, składa się na formularzu WH-OSC (w przypadku wypłat na rzecz zagranicznych osób prawnych) do Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie. W przypadku wypłat na rzecz zagranicznych osób fizycznych właściwym formularzem jest WH-OSP a należy go przesłać do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

2. Oświadczenie następcze

Jeśli polski podmiot, po złożeniu pierwszego oświadczenia, dokonywał kolejnych wypłat na rzecz tego samego kontrahenta i korzystał z preferencji w WHT, ma obowiązek złożyć tzw. oświadczenie następcze.

Złożenie takiego oświadczenia, analogicznie do oświadczenia pierwotnego, również powinno wiązać się z dochowaniem należytej staranności, czyli posiadaniem stosownych dokumentów i informacji potwierdzających uprawnienie do dalszego korzystania z preferencji.

Termin na złożenie oświadczenia następczego dla podmiotów o roku podatkowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym upływa 2 lutego 2026 r. (ostatni dzień następnego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego).

Formularze oraz zasady przesyłania do organów podatkowych są analogiczne jak dla oświadczenia pierwotnego.

3. Co grozi za niedopełnienie obowiązków?

Jeżeli płatnik nie dochowa ustawowych terminów – na przykład nie złoży do 2 lutego 2026 r. oświadczenia następczego pomimo ciążącego obowiązku – może być zobowiązany do zapłaty zaległego WHT wraz z odsetkami.

W zakresie oświadczeń WH-OSC oraz WH-OSP szczególną rolę odgrywa dochowanie należytej staranności. Nieposiadanie właściwej dokumentacji oraz informacji może skutkować zarówno odpowiedzialnością z tytułu zaległości podatkowych wraz z odsetkami, jak również odpowiedzialnością karno-skarbową z tytułu złożenia nieprawdziwego oświadczenia – kara z tego tytułu może wynosić nawet około 15 mln PLN.

Jak wskazaliśmy powyżej, oświadczenia są składane przez kierownika jednostki (np. jedynego członka zarządu) lub wybranego członka organu wieloosobowego. Biorąc pod uwagę, że odpowiedzialność karno-skarbowa spoczywa na osobach fizycznych odpowiedzialnych za realizację obowiązków podatkowych, to właśnie na kierowniku jednostki będzie ciążyła odpowiedzialność za niedopełnienie tych obowiązków.

W przypadku oświadczeń niezgodnych z prawdą, braku właściwej weryfikacji lub weryfikacji nieadekwatnej do charakteru i skali działalności płatnika, przepisy Ordynacji podatkowej przewidują także ustalenie dodatkowego zobowiązania podatkowego, którego wysokość, co do zasady, wynosi 10% należności, w stosunku do której płatnik zastosował niższą stawkę podatku lub nie pobrał podatku. Stawka może ulec podwojeniu (do 20%) w szczególnych przypadkach określonych w ustawie (m.in. jeśli podstawa do ustalenia dodatkowego zobowiązania podatkowego przekracza 15 000 000 zł – w stosunku do nadwyżki ponad tę kwotę).

4. Podsumowanie

Złożenie oświadczenia WH-OSC/WH-OSP jest jednym z dwóch dostępnych sposobów uniknięcia obowiązku poboru podatku w ramach mechanizmu pay and refund. Istotne znaczenie w przypadku oświadczeń ma dochowanie terminów – koniec drugiego miesiąca po miesiącu przekroczenia progu 2 mln PLN dla oświadczenia pierwotnego oraz 2 lutego 2026 r. dla oświadczenia następczego (jeśli rok podatkowy jest równy kalendarzowemu). Niedochowanie tych terminów i jednoczesne skorzystanie z preferencji będzie skutkowało negatywnymi skutkami dla polskiego rezydenta (płatnika). Dotkliwe konsekwencje może wywołać również niezachowanie należytej staranności przy weryfikacji możliwości stosowania preferencji.

5. Jak możemy pomóc?

• Sprawdzimy, czy masz możliwość skorzystania z preferencji w podatku u źródła,
• Wesprzemy Cię merytorycznie oraz technicznie w złożeniu oświadczeń WH-OSC/WH-OSP lub przygotujemy wniosek o opinię o stosowaniu preferencji,
• Pomożemy ustalić niezbędny zakres dokumentacji i wewnętrznych procedur, które zabezpieczą Cię na wypadek kontroli.

FAQ

Czym jest mechanizm pay and refund w podatku u źródła?

To mechanizm, w którym po przekroczeniu określonego progu wypłat płatnik musi pobrać podatek według stawki podstawowej, nawet jeśli co do zasady mogłyby mieć zastosowanie preferencje podatkowe.

Kiedy mechanizm pay and refund ma zastosowanie?

Gdy polski płatnik wypłaca należności na rzecz zagranicznego podmiotu powiązanego, a łączna wartość tych należności przekroczy 2 mln zł w roku podatkowym.

Jakie płatności mogą być objęte tym mechanizmem?

M.in. wypłaty z tytułu licencji, pożyczek oraz dywidend kierowanych do zagranicznych kontrahentów.

Czy można uniknąć stosowania mechanizmu pay and refund?

Tak. Jednym z przewidzianych rozwiązań jest złożenie oświadczenia płatnika potwierdzającego możliwość zastosowania preferencji w WHT.

Czym jest oświadczenie pierwotne WH-OSC lub WH-OSP?

To oświadczenie, w którym płatnik potwierdza, że posiada dokumenty wymagane do zastosowania preferencji oraz nie ma informacji wykluczających ich zastosowanie.

Kiedy trzeba złożyć oświadczenie pierwotne?

Do końca drugiego miesiąca po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia progu 2 mln zł.

Czym jest oświadczenie następcze?

To kolejne oświadczenie składane wtedy, gdy po złożeniu oświadczenia pierwotnego płatnik nadal dokonuje wypłat na rzecz tego samego kontrahenta i dalej korzysta z preferencji WHT.

Jaki jest termin złożenia oświadczenia następczego?

Dla podmiotów, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, termin upływa 2 lutego 2026 r.

Kto podpisuje i składa oświadczenia WH-OSC lub WH-OSP?

Składa je kierownik jednostki, a w przypadku organu wieloosobowego – wyznaczony członek zarządu lub innego organu.

Jakie konsekwencje grożą za brak oświadczenia lub złożenie nieprawdziwego oświadczenia?

Może to skutkować obowiązkiem zapłaty zaległego WHT z odsetkami, odpowiedzialnością karno-skarbową, a także dodatkowym zobowiązaniem podatkowym.