Po wydaniu dwóch interpretacji ogólnych przez MF i w oczekiwaniu na ostateczną wersję objaśnień ws. podatku u źródła warto zweryfikować stosowane podejście do rozliczeń WHT, uporządkować dotychczasowe rozliczenia, umowy i dokumenty, np. certyfikaty rezydencji.
Rok 2025 może okazać się wyzwaniem dla płatników, którzy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonują wypłat podlegających opodatkowaniu podatkiem u źródła (WHT), tj. m.in. dywidend, odsetek czy należności licencyjnych do zagranicznych podmiotów powiązanych. Ma to związek z niedawno wydanymi interpretacjami ogólnymi w sprawie sposobu rozumienia warunku niekorzystania przez odbiorcę płatności ze zwolnienia z opodatkowania od całości swoich dochodów (pisaliśmy na ten temat w Tygodniku Podatników z 10 lutego, „Ministerstwo Finansów wydało interpretacje ogólne w sprawie WHT”, str. D7). Wynika to także z objaśnień, których ostateczna wersja zgodnie z zapowiedziami ma zostać opublikowana jeszcze w tym roku.
Co czeka płatników
Po pierwsze, konieczna będzie weryfikacja wcześniej stosowanego podejścia do rozliczeń ww. wypłat w kontekście przepisów o WHT. Po drugie, trzeba będzie ustalić na nowo zasady rozliczania WHT, które będą brały pod uwagę oficjalne wytyczne Ministerstwa Finansów. Nie należy także zapomnieć o realizacji bieżących obowiązków związanych z zapłatą podatku, składaniem odpowiednich deklaracji, aktualizacją certyfikatów rezydencji itp.
Z drugiej strony, najbardziej gorący okres czeka płatników dopiero po wydaniu (oczekiwanych przez kilka lat) objaśnień podatkowych WHT. Zanim to nastąpi, czas ten warto spożytkować na uporządkowanie dotychczasowych rozliczeń, umów i dokumentacji, tak aby w nowe rozdanie dotyczące podatku u źródła, jakim niewątpliwie będą finalne objaśnienia MF, przystąpić maksymalnie przygotowanym.
Czas na aktualizację podejścia
W ostatnich latach trwał spór podatników i płatników z fiskusem w sprawie sposobu interpretacji warunku niekorzystania ze zwolnienia z opodatkowania od całości swoich dochodów, który występuje w przypadku stosowania preferencyjnych zasad opodatkowania wypłat dywidend, odsetek i należności licencyjnych. W związku z tym część podatników oraz płatników WHT odłożyła w czasie decyzję o złożeniu wniosku o wydanie opinii o stosowaniu preferencji czy wniosku o zwrot WHT. Taka sytuacja miała miejsce m.in. z powodu obawy przed negatywną decyzją w indywidualnej sprawie, ze względu na ogólnie negatywne stanowisko organów w tym zakresie. Po wydaniu korzystnej interpretacji ogólnej dla wypłat dywidend warto powrócić do tematu. Obecne pozytywne stanowisko ministerstwa będzie też ważnym argumentem w trwających sporach sądowych o decyzje dla dywidend wydane w czasie, gdy podejście organów podatkowych było odmienne.
Stanowisko wskazane w ww. interpretacjach ogólnych trzeba także uwzględnić w kontekście podejścia stosowanego w przeszłości, szczególnie w aspekcie wypłat odsetek i należności licencyjnych. Ma to związek z tym, że MF w interpretacji ogólnej prezentuje stanowisko negatywne, podtrzymując w tym zakresie podejście m.in. Lubelskiego Urzędu Skarbowego. Zdaniem MF w przypadku wypłat odsetek i należności licencyjnych za granicę warunek niekorzystania przez odbiorcę ze zwolnienia z opodatkowania od całości swoich dochodów należy zatem rozpatrywać z perspektywy nie tylko zwolnień podmiotowych (od całego dochodu), ale także przedmiotowych (czyli dotyczących wyłącznie tych odsetek i należności licencyjnych).
Co zrobić z przeszłością
Co prawda interpretacje ogólne są świeże i w teorii nie powinny dotyczyć przeszłych wypłat, jednak zostały wydane na gruncie przepisów obowiązujących jeszcze przed 2019 r. Może to zatem w praktyce otwierać pole do dyskusji dotyczącej rozliczeń za okresy poprzednie.
Pozytywna interpretacja dywidendowa dla większości płatników nie przyniesie większych zmian w odniesieniu do okresów sprzed sporu o rozumienie warunku, którego dotyczy. W rzeczywistości przywraca ona logiczne podejście prezentowane przez organy podatkowe przed 2022 r. Nieliczne są raczej przypadki, gdy płatnicy nie stosowali zwolnienia z podatku dla wypłat dywidend, tylko z tego powodu, że odbiorca sam tych dywidend nie opodatkowywał. Co innego natomiast z odsetkami i należnościami licencyjnymi. W większości przypadków przed 2022 r., a nawet w ostatnich latach, płatnicy nie badali w ogóle sposobu ich opodatkowania przez odbiorców. Czy konieczna jest teraz weryfikacja tych wszystkich okresów i zapłata podatku w Polsce, jeżeli płatności były u odbiorców zwolnione z podatku za granicą?
Odpowiedź na pytanie nie jest prosta ani jednoznaczna. Przede wszystkim należy powstrzymać się od gwałtownych ruchów. Interpretacje ogólne nie są źródłem prawa i nie można z nich wywodzić obowiązków dla płatników czy podatników. Z perspektywy zasady zaufania do organów podatkowych również wykładnia w nich przedstawiona nie powinna działać wstecz. Nie oznacza to jednak, że można je lekceważyć, ponieważ wysoce prawdopodobne jest, że organy podatkowe będą się nimi kierować również w odniesieniu do przeszłych rozliczeń. Zanim powstaną w tym zakresie pierwsze precedensowe rozstrzygnięcia, warto odtworzyć stany faktyczne przeszłych wypłat oraz pozyskać dodatkowe informacje i dokumenty od swoich podmiotów powiązanych. Często odsetki i należności licencyjne podlegają jednak za granicą opodatkowaniu, więc już na etapie takiej weryfikacji może się okazać, że mimo nowej niekorzystnej wykładni zaległość podatkowa nie powstała. Dobrze jest również sprawdzić postanowienia umowne – brak klauzuli ubruttawiającej płatności w praktyce będzie przenosić ciężar podatku na odbiorcę. Dobrą praktyką będzie przy tym poinformowanie zagranicznych podmiotów z grupy o nowym stanowisku MF, a także oszacowanie ryzyk i wypracowanie modelu działania.
Cisza przed burzą
W oczekiwaniu na publikację długo wyczekiwanych objaśnień do przepisów o podatku u źródła warto aby działy księgowe spółek (płatników) zarezerwowały sobie czas na czynności, które okresowo powinny być wykonywane niezależnie od interpretacji kluczowych przepisów.
Jednym z takich działań jest weryfikacja posiadanych certyfikatów rezydencji pod kątem ich aktualności. Nie jest rzadkością, że są one gromadzone po terminie lub w nieregularnych odstępach czasu, a uporządkowanie tej kwestii odkładane jest na później. Tymczasem pozyskanie tego dokumentu w odpowiednim dla polskich celów fiskalnych układzie nie zawsze jest procesem szybkim. W trakcie weryfikacji zaskakują sytuacje, gdy przesłany dokument okazuje się być nie certyfikatem rezydencji, ale np. potwierdzeniem rejestracji na VAT. Problem pojawia się, gdy certyfikat potrzebny jest pilnie, w związku z kontrolą podatkową lub innym postępowaniem. Czas przed wydaniem objaśnień to dobry moment na kompleksowe zarządzanie tematem.
Innym istotnym zagadnieniem, do którego często już strony nie wracają po zawarciu umów, są postanowienia w zakresie odpowiedzialności za podatek u źródła. Oprócz mechanizmu ubruttowienia (lub nie) bardzo pomocne są postanowienia o obowiązku współpracy w dobrej wierze i przekazywania wszelkich racjonalnie wymaganych dokumentów i informacji niezbędnych do oceny opodatkowania WHT. Całości dopełniają wewnętrzne procedury w zakresie WHT, których aktualność i stopień realizacji również warto uporządkować. Nagminne są przypadki, gdy z braku czasu w dokumentacji danej transakcji pozostawia się na wpół wypełnione kwestionariusze lub niejasne czy niekompletne odpowiedzi od zagranicznych partnerów. Szczególnie problematyczne jest, gdy stan ten przeciąga się na miesiące czy nawet lata. Z uwagi na rotowanie kadr (zarówno po stronie zagranicznych odbiorców, jak i polskich płatników), uzupełnienie dokumentacji czy też nawet jej zrozumienie, po dłuższym czasie może być już niewykonalne.
Wykonanie ww. czynności jeszcze przed publikacją objaśnień może być o tyle ważne, że może nie starczyć na nie czasu, kiedy priorytetem stanie się dostosowanie podejścia względem rozliczeń WHT do końcowej wersji objaśnień.
Bieżące rozliczenia i obowiązki
Niezależnie od publikacji oficjalnego stanowiska MF w formie interpretacji ogólnych czy objaśnień nie należy także zapominać o bieżących obowiązkach związanych z rozliczeniem WHT. Należy do nich nie tylko prawidłowe ustalenie obowiązku i kwoty podatku do zapłaty (oraz wpłata w terminie, który jest inny dla płatności podlegających CIT, a inny dla podlegających PIT). To również składane co roku deklaracje i informacje, np. zbiorczy CIT-10Z czy jednostkowe IFT.
O ile te ostatnie informacyjne wymogi mogą się wydać dość drobnym administracyjnym obowiązkiem, o tyle nabierają wagi w postępowaniach o wydanie opinii o stosowaniu preferencji WHT lub postępowaniu o zwrot tego podatku. Organy podatkowe weryfikują stan faktyczny wskazany we wniosku i porównują go z tym wynikającym z wysyłanych wcześniej formularzy. I wprawdzie pomyłki można na tym etapie wyeliminować, ale powoduje to istotne wydłużanie terminów na rozpatrzenie sprawy przez urząd, co rzecz jasna potrafi generować duże koszty pieniądza w czasie. Trzeba też pamiętac o przypadkach, gdy liczne poprawki mogą negatywnie nastawić urzędnika rozpatrującego sprawę do wiarygodności wnioskodawcy.
Brzmi może miejscami skomplikowanie, ale przy odpowiednim rozpisaniu czynności do wykonania, zagadnień do skonsultowania, decyzji do podjęcia i wcześniejszym zaplanowaniu zadań, wyzwanie stojące przez płatnikami w 2025 r. będzie procesem nie tylko możliwym do zarządzania, ale wyznaczającym dobry standard również na kolejne lata.