Ogólne warunki umów (OWU) to narzędzie, które może znacząco ułatwić współpracę handlową – pod warunkiem, że jest dobrze przygotowane.
W artykule „Kiedy ogólne warunki umów w relacjach B2B wiążą drugą stronę?”, opublikowanym 17 października pisałyśmy o tym, co zrobić, aby ogólne warunki umów (OWU) w ogóle wiązały kontrahentów w relacjach B2B. Dzisiaj wyjaśniamy, jak napisać treść OWU tak, aby pomagały w prowadzeniu biznesu, zamiast go utrudniać.
- Wspólne OWU w międzynarodowej grupie kapitałowej – ujednolicenie tak, kopiowanie nie
W międzynarodowych grupach spółek często pojawia się pomysł, by wszystkie podmioty korzystały z tego samego wzorca OWU. Centrala przesyła dokument, lokalne spółki mają go przetłumaczyć i wdrożyć. Rozwiązanie to rzeczywiście niesie wiele korzyści – jeden dokument, mniej kosztów i prostsze zarządzanie ryzykiem.
Problem w tym, że to, co jest skuteczne lub korzystne dla podmiotów profesjonalnych w Niemczech czy we Francji, niekoniecznie będzie działać tak samo w Polsce.
PRZYKŁAD:
Polska spółka przejęła OWU od niemieckiej centrali, gdzie stosowano tzw. zastrzeżenie własności – towar staje się własnością kupującego dopiero po zapłacie całej ceny. W Niemczech to standardowe rozwiązanie w OWU, które świetnie chroni sprzedawcę. Instytucja ta jest też znana polskiemu prawu. W Polsce jednak, by zastrzeżenie własności było skuteczne wobec wierzycieli kupującego, musi mieć ono „datę pewną”, czyli zostać np. podpisane podpisem poświadczonym notarialnie lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym ze znacznikiem czasu.
W praktyce oznacza to, że postanowienie w OWU dotyczące zastrzeżenia własności, nie ochroni sprzedawcy w razie upadłości kontrahenta lub prowadzenia egzekucji z przedmiotu objętego zastrzeżeniem własności – w razie sporu sąd uzna, że własność towaru przeszła na kupującego, a towar może zostać zajęty przez jego wierzycieli.
Podobne pułapki dotyczą innych zagranicznych rozwiązań, np. zmiany ustawowych terminów przedawnienia roszczeń (dopuszczalne w niektórych krajach, ale niedozwolone w Polsce) czy wprowadzanie tzw. przedłużonego czy rozszerzonego zastrzeżenia własności – popularnych w Niemczech, ale nieznanych polskiej praktyce i orzecznictwu. Podobnie jest z przejmowaniem 1:1 regulacji dotyczących np. zasad udzielania rękojmi za wady – w Polsce (w przeciwieństwie do niektórych państw) ustawowa rękojmia za wady może być w OWU nawet całkowicie wyłączona, co nie będzie możliwe w OWU spółki prawa niemieckiego.
Dlatego OWU z zagranicy trzeba nie tylko przetłumaczyć, ale też przeanalizować i dostosować do polskich przepisów. Kopiowanie wzorca OWU od zagranicznej spółki-matki 1:1 może skończyć się kosztownym sporem albo związaniem postanowieniami, które nie są dla przedsiębiorcy korzystne.
- Wersje językowe OWU – dwa języki, dwa znaczenia?
Przedsiębiorcy działający na rynkach zagranicznych często przygotowują OWU w kilku językach. To rozsądny krok – nie można bowiem zakładać, że zagraniczny kontrahent, z którym sprzedawca z Polski komunikuje się w procesie zawarcia umowy w języku angielskim, będzie związany OWU sprzedawcy dostępnym wyłącznie w języku polskim (takie zagadnienie rozstrzygał niedawno Sąd Rejonowy w Tarnowie w postanowieniu z 11 kwietnia 2024 r., V GC 129/24 – sąd podkreślił, że nie ma podstaw do przyjęcia, aby w handlu międzynarodowym, w sytuacji, gdy językiem korespondencji stron był język czeski i angielski, druga strona umowy została związana OWU sporządzonymi po polsku).
Jednocześnie, kilka wersji językowych tego samego tekstu może prowadzić do chaosu. Dlatego przy stosowaniu OWU w różnych językach warto pamiętać o kilku zasadach:
- Po pierwsze, jeśli dokument zawiera dwie wersje językową (np. polską i angielską), konieczne jest rozstrzygnięcie w treści OWU, która z tych wersji jest wiążąca. Np. poprzez wprowadzenie klauzuli: „W razie rozbieżności obowiązuje wersja….”. W przeciwnym razie, w przypadku rozbieżności między wersjami językowymi (a takie w praktyce przy dokumentach sporządzonych w różnych językach się po prostu zdarzają) stosujący OWU będzie na przegranej pozycji. To jego obowiązkiem jest bowiem zgodnie z art. 385 § 2 Kodeksu cywilnego sformułowanie wzorca w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Jeżeli jakieś postanowienie OWU nie spełnia tego wymogu, to tłumaczy się je na korzyść drugiej strony (chociaż reguła ta jest przewidziana w Kodeksie cywilnym wprost tylko w obrocie konsumenckim, to powszechnie przyjmuje się w doktrynie, że ma też zastosowanie w relacjach B2B).
- Po drugie, jeżeli spółka korzysta z osobnych dokumentów OWU (każdy w innej wersji językowej), to nie powinna w ramach zawierania umowy udostępniać ich wszystkich kontrahentowi. Lepszym rozwiązaniem – właśnie w celu uniknięcia problemów interpretacyjnych w razie rozbieżności między poszczególnymi wersjami – będzie udostępnienie dokumentu OWU tylko w jednym języku (w tym, w którym strony się komunikują).
- Po trzecie, tłumacząc OWU na język polski, należy zadbać o poprawność terminologii prawniczej. Bardzo często w praktyce w tłumaczeniach OWU mylone są takie terminy jak np. gwarancja i rękojmia czy wypowiedzenie umowy i odstąpienie od umowy. Takie pomyłki mogą być bardzo kosztowne dla przedsiębiorcy, prowadzić do niepotrzebnych sporów i utrudniać stronom współpracę.
- Klauzula modyfikacyjna – czyli jak skutecznie zmieniać OWU w trakcie współpracy
Życie gospodarcze zmienia się szybko. Ceny, procedury reklamacyjne, sposoby dostawy – wszystko to może wymagać aktualizacji OWU w trakcie trwania umowy.
Jednak by taka zmiana była skuteczna, musi być – zgodnie z dominującym w literaturze prawniczej stanowiskiem – wcześniej przewidziana.
W praktyce oznacza to, że w pierwotnych OWU warto zawrzeć tzw. klauzulę modyfikacyjną – zapis, który w przypadku umów o ciągłym charakterze umożliwia ich późniejszą zmianę. W razie braku takiego postanowienia, druga strona będzie mogła podważać skuteczność późniejszej zmiany OWU.
Warto przy tym pamiętać o art. 384[1] Kodeksu cywilnego: nowe OWU wydane w trakcie umowy, muszą zostać doręczone drugiej stronie, a druga strona może nie zgodzić się na wprowadzenie OWU i jest uprawniona do wypowiedzenia całej umowy.
Wniosek? Jeśli przedsiębiorca chce móc modyfikować OWU w przyszłości, powinien zadbać o odpowiedni zapis już na starcie.
- Długie terminy płatności – jak je zastrzec w OWU?
Prawo unijne (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7 w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych) wprowadza zasadę, że terminy zapłaty w transakcjach handlowych zasadniczo nie mogą przekraczać 60 dni (strony mogą od tej zasady odstąpić, przy czym zastrzeżenie innego terminu musi wynikać z umowy między stronami i nie może być rażąco nieuczciwe dla wierzyciela). W polskim prawie zasadę tę odzwierciedla art. 7 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Jak powyższa zasada ma się do OWU – zwłaszcza OWU zakupowych, przedstawianych kontrahentom przez nabywców towarów?
6 lutego 2025 roku Trybunału Sprawiedliwości UE (TSUE) wydał wyrok w sprawie C‑677/22 (Przedsiębiorstwo Produkcyjno‑Handlowo‑Usługowe A. przeciwko P. S.A., ECLI:EU:C:2025:58) zgodnie z którym możliwe jest zastrzeżenie w OWU zakupowym terminów płatności dłuższych niż 60 dni (w tym przypadku było to aż 120 dni) – pod warunkiem, że termin został wskazany w OWU „w sposób pozwalający na wyraźne odróżnienie go od innych warunków umowy, wskazując w ten sposób na to, że ma on charakter odstępstwa, i umożliwiając w ten sposób drugiej stronie zaakceptowanie go z pełną znajomością stanu rzeczy”.
Jak się wydaje, w praktyce oznacza to, że zastrzegane w OWU terminy zapłaty powyżej 60 dni muszą być odpowiednio wyróżnione graficznie (poprzez pogrubienie, czy podkreślenie tekstu), aby spełniać wymogi stawiane przez TSUE. W przeciwnym razie może dojść do sporu co do skuteczności wyjątkowo długiego terminu zapłaty, zastrzeżonego w OWU zakupowych.
- Klauzula jurysdykcyjna – czy wystarczy wpisać ją w OWU?
OWU stosowane w obrocie międzynarodowym zawierają często tzw. klauzulę jurysdykcyjną – wskazującą, który sąd (w jakim kraju) rozstrzygnie spór. To bardzo ważny zapis, który może przesądzić o tym, gdzie i na jakich zasadach przedsiębiorca będzie mógł dochodzić swoich roszczeń na podstawie zawartej umowy. Ale uwaga – sama obecność klauzuli w OWU może nie być wystarczająca.
Orzecznictwo TSUE wskazuje na dwa dodatkowe warunki, jakie muszą być spełnione, aby klauzula jurysdykcyjna zawarta w OWU była skuteczna. Kwestią tą TSUE zajął się m.in. w wyroku z 7 lipca 2016 r. (C-222/15, Hőszig Kft przeciwko Alstom Power Thermal Services, ECLI:EU:C:2016:525), który dotyczył wykładni art. 25 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1215/2012 regulującego wymagania dotyczące formy umowy jurysdykcyjnej.
Zgodnie z orzecznictwem TSUE:
- po pierwsze, konieczne jest, aby w tekście umowy zawartej przez strony zamieszczono wyraźne odesłanie do OWU zawierających klauzulę jurysdykcyjną,
- po drugie, druga strona umowy musi mieć możliwość zapoznania się z OWU zawierającymi klauzulę jurysdykcyjną. Tzn. należy co najmniej zakomunikować istnienie OWU, w których zawarta została klauzula jurysdykcyjna (obowiązek ten wynika z przepisów prawa unijnego i dotyczy tylko związania klauzulą jurysdykcyjną, a nie całym tekstem OWU – co regulują przepisy prawa krajowego).
PRZYKŁAD:
Polska spółka produkcyjna wpisała w OWU, że spory rozstrzyga sąd polski, w Warszawie. Klient z Włoch podpisał tylko formularz zamówienia, w którym nie było odniesienia do postanowień OWU. Miejscem wykonania umowy (dostawy towaru) były Włochy. Gdy pojawił się spór, związany z wadami towaru dostarczonego do włoskiego kontrahenta przez polską spółkę, włoski kontrahent wytoczył proces przed sąd włoski (jako miejsce wykonania umowy). Włoski sąd na podstawie przepisów unijnych uznał, że nie ma podstaw, by uznać wyłączność polskiej jurysdykcji. Efekt? Długi i kosztowny proces za granicą.
Co istotne, również polski Sąd Najwyższy (postanowienie z 22 lutego 2023 r., II CSKP 756/22) potwierdził, że dla skuteczności klauzuli jurysdykcyjnej zawartej w OWU, zgodnie z prawem unijnym, nie jest konieczne doręczenie drugiej stronie treści OWU (ponieważ to, czy doszło do związania „umową jurysdykcyjną”, oceniane jest na gruncie prawa unijnego a nie na gruncie polskich przepisów dotyczących związania OWU). Wystarczy, jeśli kontrahent został poinformowany, gdzie znajdzie OWU – np. na stronie internetowej – i miał możliwość ich pobrania lub wydrukowania.
W obrocie międzynarodowym najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie po prostu powtórzenie klauzuli jurysdykcyjnej w umowie zawieranej między stronami, np. w treści składanej oferty czy potwierdzenia przyjęcie zamówienia. Tym bardziej, że jak podkreślił w jednym z wyroków Sąd Najwyższy, ciężar wykazania, że doszło do zawarcia umowy jurysdykcyjnej, spoczywa na stronie, która na taką okoliczność się powołuje (por. postanowienie SN z 23 marca 2018 r., I CSK 363/17).
- Podsumowanie: OWU to nie formalność, tylko narzędzie biznesowe
Dobrze skonstruowane OWU to nie zbędna biurokracja, ale praktyczne narzędzie zarządzania ryzykiem i ułatwiania współpracy z klientami. Mogą przyspieszyć proces sprzedaży, zmniejszyć ryzyko sporów i ułatwić współpracę z partnerami w kraju i za granicą, jednocześnie pozwalając zachować elastyczność w razie konieczności zmian czy dostosowania się do potrzeb konkretnego klienta. Ale źle przygotowane – przetłumaczone bez zrozumienia, niejasne lub niezgodne z prawem – mogą wręcz utrudnić prowadzenie biznesu.
dr Joanna Schubel, Partner, radca prawny w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska
Justyna Biernat, Associate, adwokat w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska